Inhoudsopgave

1. Risman-methodiek voor complexe projecten 
2. Probleemstelling projectrisicomanagement 
3. Omgevingsanalyse 
4. Meer over de Risman-methodiek 

1. Risman-methodiek voor complexe projecten

Er zijn wel duizenden redenen te verzinnen, waarom complexe projecten kunnen mislukken. Veel meer dan er redenen te verzinnen zij, waarom zulke projecten wel zouden slagen. Een project is altijd een vereenvoudiging van de werkelijkheid, om deze beheersbaar te kunnen veranderen. Einstein zei al: ‘Alles moet zo simpel mogelijk gemaakt worden, maar niet simpeler’. Het risico dat dat toch gebeurt, is levensgroot bij de opzet van projecten die bedoeld zijn om de complexiteit te reduceren. (Zie ook ‘Normatief denken is dodelijk voor de klantgerichtheid’.) Denk hierbij aan projecten als de Betuwelijn, de HSL of de Noord-Zuid metroverbinding. Voor dergelijke projecten is de Risman-methodiek voor projectrisicomanagement ontwikkeld.

Bij infrastructurele projecten moet u niet alleen denken aan bouwprojecten, maar ook aan bijvoorbeeld het opzetten van een Shared Service Center, onderwijsvernieuwingen, het opzetten van C2000, CO2-reductie, het verhogen van de AOW-leeftijd of strategieprojecten van grote organisaties. Ook voor dit soort projecten is de Risman-methodiek zeer geschikt. Wij presenteren u deze methodiek dan ook in een bredere context dan alleen aanleg van infrastructuur. De Risman methodiek gaat ervanuit dat de projectmanager altijd verantwoordelijk is voor het opleveren van het overeengekomen resultaat binnen de vastgestelde randvoorwaarden. (Zie ook ‘Bij projectmatig werken zijn afspraken beter dan procedures’.) Daarom spreekt Risman ons aan.

De Risman-methodiek is zeer systematisch opgezet. Onze informatie hierover hebben we daarom opgedeeld in een viertal artikelen:

1. ‘Risman project risico management: de spelers en het spel’ (dit artikel dus).
2. ‘Risman projectrisicomanagement: projectinterne risico’s’
3. ‘Risman projectrisicomanagement: projectexterne risico’s’
4. ‘Risman project risico management: succesfactoren en valkuilen’

2. Probleemstelling projectrisicomanagement

Achteraf lijkt het vaak onbegrijpelijk dat risico’s niet zijn vastgesteld en gemanaged. In een complex project echter werken veel partijen samen en meestal wordt het risicomanagement primair door de spelers zelf gedaan. De kans om juist een immense faalfactor te missen is dan erg groot. Dit is inherent aan een projectmatige werkwijze. De deelnemende partijen in het project stellen bij risico’s meestal eerst vast of ze aansprakelijk gesteld kunnen worden voor het geval het risico optreedt. Als een partij niet aansprakelijk gesteld kan worden, dan voelt die partij zich ook niet verantwoordelijk en is vanuit deze partij gezien het geheel nog in control, ook al doet het risico zich voor. Dat het risico samen met andere risico’s op projectniveau geaggregeerd kan worden tot een immense faalfactor voor het hele project, dat wordt vaak gemist.

Daarom is niet de risicoanalyse zelf het belangrijkste issue bij projectrisicomanagement. Het gaat om de communicatie over risico’s met alle partijen, waardoor ook het metaplaatje zichtbaar wordt en met een helicopterview maatregelen getroffen kunnen worden. Zo wordt bovendien voorkomen worden dat het project geteisterd wordt door een oerwoud van sub-optimale regeltjes, verordeningen, maatregelen en toezichthouders, die echter bij elkaar volstrekt niet afdoende zijn om de werkelijke faalfactoren van het project te beheersen. Dergelijke ‘fuzz’ kost alleen veel tijd en geld en levert weinig op.

2.1 Risico analyse alleen een onderbuikgevoel?

Met behulp van een risicoanalyse volgens de RISMAN-methode worden enerzijds de risico’s bepaald die het projectresultaat kunnen bedreigen en anderzijds de beheersmaatregelen geïnventariseerd die deze risico’s kunnen verkleinen of wegnemen. Maar op welke manier wordt er eigenlijk over risico’s gepraat tijdens zo’n risicoanalyse of überhaupt binnen projecten?

• Kunnen risico’s objectief worden ingeschat?
• En zo niet, op welke manier is de communicatie over risico’s gekleurd en bepaald door bijvoorbeeld ervaringen van betrokken personen of zojuist opgetreden calamiteiten?
• Gaan mensen anders om met risico’s waar ze zelf verantwoordelijk voor zijn dan met andermans risico’s? 
  En worden risico’s ook weleens weggepraat of juist genegeerd?

4. Omgevingsanalyse

Communicatie geldt voor ieder project als een bepalende kritische succesfactor, omdat problemen in de communicatie vaak tot grote problemen leiden. Communicatie over risico’s is hiervan een belangrijke afgeleide. Indien binnen een project de communicatie over de risico’s niet goed verloopt, is het mogelijk dat de belangrijkste risico’s niet aan het licht komen of de essentie van het beheersen ervan niet wordt ingezien. Ook kan het gebeuren dat teveel wordt gefixeerd op de niet relevante risico’s. Kortom, communicatie over risico’s is voor ieder project een belangrijk onderdeel van risicomanagement. De manier waarop deze communicatie effectief kan verlopen varieert naar gelang het onderwerp, de functie van de communicatieve boodschap en de betrokken partijen (actoren).

Om de belangrijkste relaties tussen partijen binnen een project te bepalen, is het van belang om in projecten altijd een omgevingsanalyse te maken.
Dat is vooral van belang als de opdrachtgever niet de gebruiker en dus belanghebbende is van de infrastructuur. Denk hierbij niet alleen aan een Betuwelijn maar ook bijvoorbeeld aan het maken van een TV-programma. Er wordt een faciliteit, programma of infrastructuur gecreëerd, waarvan het succes afhangt van de waardering door derden.

In een omgevingsanalyse worden de belangen van alle bij het project betrokkenen in kaart gebracht. Daarna wordt deze analyse gebruikt om zoveel mogelijk duidelijkheid te scheppen tussen alle bij het project betrokken groepen. Van belang is om deze belangen regelmatig terug te laten komen in de communicatie. Dit maakt dat alle betrokkenen zich bewust blijven van elkaars belangen én van het gezamenlijke projectdoel.
Hierna worden de resultaten van een globale omgevingsanalyse weergegeven. De verschillende relaties tussen de diverse actoren binnen een project zijn globaal in kaart gebracht en kort beschreven.

3.1 Partijen betrokken bij het project (stakeholders)

Binnen een project kunnen als belangrijkste partijen worden gezien:

• de projectleider en het projectteam,
• de opdrachtgever (soms ook financier),
• de opdrachtnemers,
• de externe risk manager,
• de politieke omgeving,
• de (maatschappelijke) omgeving (inclusief beoogde gebruikers of afnemers).

Voor grote Nederlandse overheidsprojecten als de Betuwelijn of  het voorkomen van terroristische aanslagen etc. ziet het plaatje er vaak als volgt uit:

Figuur 1: Risman Speelveld

 3.2 Relaties tussen de stakeholders

In de figuur hierboven zijn de belangrijkste relaties tussen stakeholders dik weergegeven. De meestal minder belangrijke relaties zijn lichter en gestippeld weergegeven. Uit de figuur blijkt dat het projectteam (vanzelfsprekend) een centrale functie inneemt binnen het project. Het projectteam heeft relaties met alle andere partijen, al is de intensiteit ervan verschillend per project. De relatie tussen het projectteam en de opdrachtgever is bijvoorbeeld een stuk intenser bij PPS-projecten (Publiek Private Samenwerking) dan bij traditionele projecten. De relatie tussen het projectteam en opdrachtnemers zal sterker zijn naarmate meer disciplines bij het project betrokken zijn. De relatie tussen het projectteam en de (maatschappelijke) omgeving zal in maatschappelijk georiënteerde projecten (bijvoorbeeld Betuwelijn) intensiever zijn dan in projecten die minder maatschappijgevoelig zijn. En de relatie tussen het projectteam en de politieke omgeving zal in politiek gevoelige projecten (bijvoorbeeld HSL-Zuid) belangrijker zijn dan in minder politiek gevoelige projecten.

Ook de risk manager heeft meerdere relaties. Dit is afhankelijk van het doel van en de deelnemers aan de risicoanalyse. Indien ervoor wordt gekozen om de risicoanalyse zo breed mogelijk op te zetten, is de inbreng van bijvoorbeeld de opdrachtgever en eventuele opdrachtnemers gewenst. Indien de risicoanalyse een interne aangelegenheid betreft, zal de risk manager enkel relaties hebben met het projectteam (en eventueel de opdrachtgever).
De relaties variëren zodoende sterk van project tot project. Hierbij is een belangrijk aspect het doseren van de informatie. Geen enkele partij is immers gediend met een overload aan informatie, terwijl ook geen enkele partij via de media op de hoogte wil worden gehouden. Ook voor dit aspect is de omgevingsanalyse van belang, omdat deze gebruikt kan worden om zich te verdiepen in het proces waarin de ander verkeert. Hierdoor kunnen afwegingen beter worden gemaakt.

4. Meer over de Risman-methodiek

Dit artikel is het inleidende artikel van een vierluik over de Risman-methodiek. De andere artikelen in dit vierluik zijn:

• ‘Risman projectrisicomanagement: projectinterne risico’s’
  Dit artikel gaat in op de risico’s die onder het tapijt verdwijnen als projecten opgedeeld worden in deelprojecten en op de kloof die er vaak bestaat tussen de perceptie van het projectresultaat en het daadwerkelijke effect, dat met het project gerealiseerd moet worden.
• ‘Risman projectrisicomanagement: projectexterne risico’s’
  Dit artikel gaat in op de vaak conflicterende belangen van opdrachtgevers en opdrachtnemers, dreigende win-loose situaties en de angst dat men voor incompetent wordt versleten.
•  ’Risman project risico management: succesfactoren en valkuilen’
  Dit artikel gaat over de cognitieve dissonantie die partijen nodig hebben om binnen het project te overleven en de wijze waarop je deze dreigingen kunt omzetten in kansen.

Als u ook geïnteresseerd bent in het gebruik van de Risman methodiek voor project risico management, dan kunnen we u uiteraard verder helpen met de volgende diensten:

• ZBC treedt op als risk manager of als coach van de opdrachtgever of de projectmanager. Belt u gerust of gebruikt u het reactieformulier voor meer informatie.
• De ‘Groepstraining on the job: integratie functioneel en technisch beheer en applicatiebeheer’. Deze training wordt ook als open training aangeboden, mits hier voldoende belangstelling voor is. U kunt bellen of het reactieformulier gebruiken voor meer informatie.
• Verder biedt onze partner IMF een Schriftelijke cursus Project risicomanagement aan, die ook gebaseerd is op de Risman methodiek

Download: