Inhoudsopgave

1. Technische Dienst, de EHBO afdeling in uw organisatie?
2. Informatie voor de TD over machines en apparatuur
3. Eisen te stellen aan de informatie voorziening van de TD
4. Ontwikkelingen bij de TD

1. Technische Dienst, de EHBO afdeling in uw organisatie?

Binnen organisaties zijn de gevoelens die men heeft jegens de Technische Dienst of TD vaak nogal tegenstrijdig: als men een probleem heeft, dan is men blij dat de Technische Dienst er is, maar als de TD aankondigt langs te komen voor preventief onderhoud, hekelt men de TD, want men weet dat men weer enige tijd zijn werk niet zal kunnen doen, doordat de Technische Dienst in de weg zit. (Zie ook ‘Meer efficiency en effectiviteit van de Technische Dienst‘.)
Hier zit dus ook het dilemma van een Technische Dienst: enerzijds verguisd, omdat hij het bedrijfsproces verstoort, anderzijds onmisbaar als EHBO-afdeling bij ongelukken, als de noodzakelijke middelen niet werken.
Het verschil met een EHBO-afdeling is echter aanzienlijk. Waar mensen jarenlang kunnen werken zonder noodzakelijk onderhoud, geldt dit voor machines en apparatuur niet. Die zijn onderhevig aan slijtage en storingen en om te voorkomen dat hierdoor het bedrijfsproces verstoord wordt, is preventief onderhoud nodig; anders vindt de storing ongepland plaats en dan meestal op een moment, waarop het het slechtste uitkomt. (Zie ook ‘Organisatie van uw Technische Dienst’.) Waar uzelf voor uw lichaam genoegen neemt met de beschikbaarheid van alleen een EHBO-afdeling in het ziekenhuis, worden er, om verstoring van bedrijfsprocessen te voorkomen, aan de Technische Dienst wel even andere eisen gesteld. Ziekteverzuim van machines is tenslotte onacceptabel, laat staan een burn-out.

2. Informatie voor de TD over machines en apparatuur

Natuurlijk is het irritant, dat de Technische Dienst om de haverklap langs komt om preventief onderhoud te verrichten op de machines en apparatuur die u gebruikt. Als echter diezelfde machines en apparatuur u in de steek laten, op het moment waarop u probeert afgesproken deadlines te halen, is dat nog irritanter. Zeker als u dan moet wachten tot de Technische Dienst een mannetje beschikbaar heeft om langs te komen en u vervolgens gaat vertellen dat het probleem, zodra het noodzakelijke onderdeel beschikbaar is, in vijf minuten opgelost kan worden, maar dat de levertijd van dat onderdeel, als het mee zit, drie dagen is.
Voordat u nu in de gordijnen gaat, u kunt er gerust op zijn dat de gemiddelde TD dit laatste weet en daarom een voorraad aanhoudt, zodat in normale gevallen deze onderdelen direct beschikbaar zijn, behalve bij bedrijven waarin door de bezuinigingswoede van de afgelopen jaren deze voorraden zijn weggesaneerd.
Omgekeerd bestaat het risico dat vanuit managementoptiek te hoge voorraden worden aangehouden en onderdelen in deze voorraden verouderd zijn en dus vervangen moeten worden voor ze überhaupt gebruikt zijn.
Duidelijk is dus dat een goede informatievoorziening voor de Technische Dienst cruciaal is, om het pad tussen traagheid en verspilling te kunnen bewandelen. (Zie ook ‘Technische Dienst: kostenpost of toegevoegde waarde?‘.)

3. Eisen te stellen aan de informatie voorziening van de TD

Natuurlijk zult u stellen, dat u hiervoor toch een ERP-systeem heeft en dat de Technische Dienst daarvan gebruik kan maken. Helaas ligt het vaak niet zo gemakkelijk.
Het primaire proces, waarvoor dit ERP-systeem is aangeschaft, werkt ofwel:

• voorraadgestuurd, met bij voorkeur just-in-time toelevering door uw leveranciers, om uw voorraadkosten zoveel mogelijk te beperken ofwel
• klantordergestuurd, waarbij u pas inkoopt als er daadwerkelijk sprake is van een order.

De Technische Dienst is in feite een mix van deze processen. Preventief onderhoud is te vergelijken met voorraadgestuurde processen en het verhelpen van storingen met klantordergestuurde processen, waarbij echter wel voorraad aangehouden moet worden.
Natuurlijk zal uw ERP-leverancier u vertellen dat alle benodigde functionaliteiten beschikbaar zijn, maar deze functionaliteiten zijn niet toegespitst op de werkwijze van een Technische Dienst. (Zie ook ‘Selectie ERP-pakket begint bij de keuze van het goede type ERP-software‘.)
De kern bij onderhoud door een Technische Dienst is niet het proces maar het object. Dat object is veelal opgebouwd uit diverse onderdelen, waarbij per onderdeel gegevens opgeslagen zijn als:

• verwachte levensduur,
• onderhoudstermijn,
• voorraad,
• besteltermijn,
• onderhoudsinstructies,
• etc.

Met veel moeite is dergelijke informatie wel uit een goed ERP-systeem te persen, maar dat vergt meestal hoge implementatiekosten en toch vaak extra inspanningen bij elke processtap van de Technische Dienst. Neveneffect is dat men maar op het gevoel gaat plannen, wanneer preventief onderhoud nodig is, zodat er ofwel verspilling plaatsvindt in termen van een te korte onderhoudscyclus, ofwel teveel storingen voorkomen, die dan zeker niet bijdragen aan het bedrijfsresultaat en de klanttevredenheid over de Technische Dienst.
De MAX Maintenance Manager is zo’n pakket, dat specifiek voor een Technische Dienst ontwikkeld is en dat beschikbaar is als een free entry (gratis) systeem.

4. Ontwikkelingen bij de TD

Hierin schuilt tevens een groot gevaar. Deze informatie is waarschijnlijk allang opgeslagen en het onderhoud van deze gegevens wordt vaak gedaan door toeleveranciers, dus doet u dubbel werk als u zo nodig deze informatie ook wilt opslaan, met als groot risico, dat deze informatie niet of slechts fragmentarisch onderhouden wordt.
De software, die voor Technische Diensten ontwikkeld is, is meestal gebaseerd op een wat oudere technologie, waarbij het nodig is, dat het Maintenance Management System (MMS) een gesloten systeem is, dat niet anders met externe informatie kan omgaan, dan door deze te converteren naar de eigen database.
Daarnaast zien we een trend dat de Technische dienst als zelfstandig profit centre wordt gepositioneerd of wordt ondergebracht in een Shared Service Centre. Op dat moment kan zo’n dedicated MMS bij het grof vuil en zal zelfs grote moeite gedaan moeten worden om de deels corrupte data te schonen en te converteren.
Onder dwang van deze ontwikkelingen zien we een sterke terugloop in dedicated Maintenance Management Systemen. Volledig webbased systemen die gemakkelijk informatie kunnen sharen, nemen bij de TD de plaats in van deze systemen. Dit houdt de implementatie lean & mean en geeft een maximale ondersteuning aan servicemonteurs, die steeds vaker vanaf meerdere locaties of zelfs bij de klant over informatie moeten kunnen beschikken. Zie bijvoorbeeld het artikel ‘ERP-software voor klantordergestuurde of projectmatig werkende organisaties’, dat u een overzicht geeft van de eisen die aan een MMS gesteld moeten worden om ook in de komende jaren flexibel mee te kunnen groeien met uw organisatie.

Download: