Inhoudsopgave

1. Relaxte ochtend
2. Op weg naar de klant
3. U stond ook in die file?

1. Relaxte ochtend

De felle zon prikt door de gordijnen, waardoor je zelfs wakker wordt voordat de wekker, die op half acht staat, afloopt. Loom pak je de afstandsbediening van de TV en je zet ‘Goedemorgen Nederland’ aan. Onder in het beeld zie je de files langskomen. Op de ring van Amsterdam is een ongeluk gebeurd en er staat daar een file van 10 kilometer lang. En het is nog vroeg; ongetwijfeld zullen de files nog langer worden. Glimlachend bedenk je dat je om 9 uur een afspraak hebt met een relatie in Amsterdam. Je weet echter dat je, ondanks al die files en ondanks de afstand van 100 kilometer die je moet overbruggen, geen probleem hebt.
Als uiteindelijk de wekker om half acht afloopt, besluit je toch maar uit je bed te kruipen en je te douchen en de rest van het ochtendritueel af te werken.
Je maakt ontbijt voor jezelf en de hond en kijkend in je kledingkast besluit je gezien het mooie weer te kiezen voor een T-shirt en een korte broek, om zo, relaxed, het contact met je klant te hebben. Om kwart over acht laat je op je gemak de hond nog even uit en je ziet diverse buurtbewoners verpakt in pak en stropdas in hun auto springen, om toch vooral weer tijdig op hun werk te zijn. Gelukkig is je buurman gepensioneerd en kun je met hem nog rustig een praatje maken als hij de krant uit zijn brievenbus vist. Hij verbaast zich over je kledij en je rust en uiteraard neem je alle tijd om hem je geheim uit te leggen (zie ‘Vergaderen, presenteren en samenwerken op afstand’), en dat je over een half uur een bespreking met een klant in Amsterdam hebt.

2. Op weg naar de klant

Een snelle blik op de TV leert je dat de files inderdaad nog verder gegroeid zijn en je besluit om op pad te gaan naar de conferentie met de klant.
Je start op je dooie gemak je PC op, logt in en je gaat naar de site  http://www.kpnconferencing.nl/. Op de site zoek je de presentatie en de demo op, die je aan je klant wilt laten zien en je kijkt of de klant al aanwezig is. Hij is er nog niet; blijkbaar heeft hij last gehad van de files, toen hij probeerde zijn kantoor in Amsterdam te bereiken. Je besluit koffie te zetten en schenkt jezelf een kop in. Natuurlijk hou je met een schuin oog het beeldscherm in de gaten, om te zien of je klant al gearriveerd is. Dit blijkt nog niet het geval en je overweegt om met je koffie en je laptop te verhuizen naar de tuin en lekker in de zon te gaan zitten.
Dan zie je echter dat de klant inlogt in het systeem en je besluit toch maar af te zien van een sessie in letterlijk je eigen kantoortuin, terwijl je je koestert in de zon. Je pakt je telefoon en heet de klant welkom bij deze sessie. (Zie ‘Verkopen op afstand is toch veel gemakkelijker?‘.) Je vraagt of hij al koffie heeft. Hij geeft aan dat hij daar vanwege de files nog geen tijd voor heeft gehad en dat hij eigenlijk van plan was geweest om vroeg te beginnen om nog een aantal zaken te regelen. Je geeft aan dat wat jou betreft de sessie een kwartier uitgesteld wordt en je verbreekt de verbinding. Nu heb je tijd tijd om toch nog even naar  de tuin te verhuizen en de krant in te kijken. Na twintig minuten belt de klant je terug en hijgerig geeft hij met duizend excuses aan dat het vanochtend toch wel erg tegen zit, maar dat hij er nu klaar voor is. Eigenlijk zou hij graag willen dat er nog twee collega’s de meeting bijwonen, maar de ene zit thuis en de andere in de vestiging Den Haag. Geen probleem. Nadat je de e-mailadressen gekregen hebt en je een mailtje hebt verstuurd, zie je ze binnen een minuut aanschuiven bij de presentatie en de bespreking. Tevens melden ze zich meteen daarna per telefoon, zodat je in je tuin in korte broek en t-shirt zonder files heel relaxed kunt beginnen.

3. U stond ook in die file?

Misschien stond u vanochtend ook in de file en raakte u gestresst, omdat u dreigde te laat te komen voor een belangrijke afspraak. Misschien had u vanmorgen geen tijd om de hond uit te laten en rustig de krant te lezen. Ook bij u schijnt misschien dat zonnetje, maar wellicht dat u bij gebrek aan een airco in uw auto en een echte kantoortuin nu in het zweet baadt.
Waarschijnlijk bent u jaloers op de relaxte hoofdpersoon uit dit verhaal en zijn manier van werken, maar denkt u dat zoiets voor u niet is weggelegd of dat het gaat om een futuristisch toekomstbeeld is of dat u er misschien een vermogen voor nodig heeft. Niets van dit alles is echter waar. Dergelijke webconferencing faciliteiten bestaan en kunnen tegen lage kosten geleverd worden. U heeft niet meer nodig dan een internetverbinding en een (eventueel mobiele) telefoonlijn en voor uw gesprekspartners geldt hetzelfde. En als u er tijdens het gesprek achterkomt dat het handig is om een collega in het gesprek te betrekken, dan kunt u hem in no-time bijschakelen in de vergadering, waar hij zich ook bevindt. (Zie ‘Voor samenwerken op afstand hoef je toch niet van je werkplek af te komen?‘.)Natuurlijk kan webconferencing persoonlijk contact niet volledig vervangen. U zult af en toe moeten checken of uw klant, collega of leverancier inderdaad blauwe ogen heeft. Plan echter die afspraken op een tijdstip dat de files opgelost zijn en dat u de terugweg kunt aanvaarden voor u in de avondspits vast komt te zitten. Juist aan het begin en het eind van de dag kunt u gebruik maken van webconferencing, audioconferencing (alleen via de telefoon) of videoconferencing.
In dat laatste geval is het wel zinvol om u weer te verpakken in pak en stropdas en de kantoortuin even te vergeten, want anders maakt het een wat slordige indruk. Zelfs is het mogelijk om ongepland een crisisberaad te organiseren zonder gebonden te zijn aan de fysieke locatie van de deelnemers. (Zie ‘Het virtuele crisiscentrum voor uw crisisteam’.)Natuurlijk kunt u ook uw klant behoeden voor het stressig in de file staan en voor het van alles nog wat moeten regelen, voordat hij u te woord kan staan. Via zijn PC thuis en zijn telefoon, kan ook hij uitslapen en de files vermijden.

Download: