Inhoudsopgave

1. De weg van de minste weerstand
2. Produceren op voorraad of op order
3. ERP bij overheid, zorg, onderwijs, handel, dienstverlening enzovoort
4. Als menskosten uw grootste kostenpost is
5. Zoekt u een vriend of een vijand?

1. De weg van de minste weerstand

Adviseurs zijn vaak kuddedieren. Als hun gevraagd wordt om te helpen bij de selectie van een ERP-pakket, dan zullen ze al snel tot een shortlist komen met ERP-software als SAP, Oracle, Peoplesoft en Exact. Hiermee lopen ze weinig risico, want we praten dan tenslotte over gerenommeerde pakketten met heel veel functionaliteit. Bijkomend voordeel voor de adviseur is dat deze pakketten dermate veel functionaliteit bevatten, dat de implementatie ervan meestal veel inspanning vergt, zodat hij voorlopig even van de straat is. Daar komt nog bij dat veel grotere dienverleners raamcontracten of afspraken hebben gemaakt met grote leveranciers of zelfs direct optreden als dealer. En voor de meeste bedrijven geldt dat ERP-software ERP-software is. Het verschil zit voor hen alleen in de beschikbare functionaliteit van het pakket. Daardoor wordt zelden de vraag gesteld of het goede ERP-pakket wel wordt geselecteerd. Helaas moeten we constateren dat zelfs adviseurs zich deze vraag zelden stellen. Vaak lijkt te gelden: ‘Geef een kind een hamer en hij ziet de hele wereld aan voor een spijker’. Anders gezegd, als een adviseur kennis heeft van SAP, Oracle of een ander ERP-pakket dat hij ooit bij een fietsenfabriek heeft geïmplementeerd, dan is dat ERP-pakket geschikt voor ieder productiebedrijf en voor elke andere organisatie. (Zie ook ‘ERP selectie en implementatie: eerst van een muis een olifant maken en daarna omgekeerd’.) Zo simpel ligt het echter niet. 

2. Produceren op voorraad of op order

Het verschil tussen produceren op voorraad en produceren op order kunnen we het eenvoudigst uitleggen aan de hand van een voorbeeld: Zowel de kledingindustrie als een kleermaker maakt kleding. Beide hebben hiervoor materiaal nodig en machines. Het verschil zit er echter in dat de kledingindustrie kleding produceert in de hoop dat deze kleding gekocht wordt, terwijl de kleermaker pas in beweging komt als een klant een order plaatst. De bedrijfsprocessen van de kledingindustrie en de kleermaker verschillen dan ook in hoge mate en ook de kostenstructuur is zeer verschillend. In de kledingindustrie, die produceert op voorraad, zijn het vooral de inkoopkosten van de grondstoffen die bepalend zijn voor de kosten. Bij de kleermaker gaat het vooral om menskosten.
De meeste klassieke ERP-software is ontwikkeld voor produceren op voorraad. (Zie ook ‘Als mensen je belangrijkste asset zijn, kun je dan nog SAP gebruiken?’.) Wijzigingen in orders zijn niet aan de orde en ook ziekte van een personeelslid doet niet echt ter zake. Voor de kleermaker ligt dit uiteraard anders. Als in de kledingindustrie een verzoek wordt gedaan een geplaatste bestelling een week eerder op te leveren, dan betekent dit meestal dat de eerdere opdracht gecancelled en een nieuwe opdracht aangemaakt moet worden. Vaak wordt in dat geval gewoon ‘nee’ verkocht. Een kleermaker echter zal altijd zijn uiterste best doen aan een dergelijk verzoek tegemoet te komen. Zijn houding ten opzichte van leverbetrouwbaarheid is geheel anders. Het gaat bij hem niet alleen om afspraak is afspraak, hij wil vooral voldoen aan de behoefte van de klant. 
En dan zijn er nog bedrijven die een voortraject klantordergestuurd doen en vervolgens de, meestal grote, orders in feite produceren op voorraad (batchgewijs) op basis van een projectplan of een productieplan, daarbij al dan niet gebruik makend van onderaannemers.

3. ERP bij overheid, zorg, onderwijs, handel, dienstverlening enzovoort

ERP-software doet steeds meer ook zijn intrede in andere sectoren dan de industrie. Vaak zien we dan het nodige mis gaan. Zo moet bijvoorbeeld Defensie door de aanschaf van een ERP-pakket 20 miljoen euro aan jaarlijkse licentiekosten opbrengen, maar met de implementatie was een half miljard gemoeid; dan dringt de vraag zich op of er gekozen is voor het juiste pakket.
De kern van het verhaal is dat er goed gekeken moet worden naar de aard van de processen. Meestal is er logistiek gezien sprake van een mix van produceren op voorraad en produceren op order:

• Een standaardbehandeling in een ziekenhuis is produceren op voorraad. Een spoedoperaties of een EHBO-behandeling is produceren op order.
• Een standaarddienst bij de overheid is produceren op voorraad. Een project is echter ordergestuurd.
• Het standaardrooster bij onderwijs is produceren op voorraad. Contractonderwijs is produceren op order.
• De verkoop van auto’s in een garagebedrijf is produceren op voorraad. Het onderhoud is echter produceren op order.
• Voor een nutsbedrijf is het leveren van energie produceren op voorraad, terwijl het aanleggen van aansluitingen in een nieuwe woonwijk produceren op order is.

Omdat het ideale ERP-pakket, het pakket dat beide logistieke concepten naadloos ondersteunt, niet bestaat, zal altijd gekeken moeten worden welk type ERP-pakket het meest bruikbaar is. Misschien ook moet gekozen worden voor een mix van een tweetal pakketten. In dat laatste geval zal gekeken moeten worden welk pakket leading is voor het middelenbeheer, de aansturing van de financiële administratie en de consolidatie. Als men kiest voor een mix van twee pakketten zijn de investeringskosten door de besparing op implementatiekosten meestal fors lager en tevens is de effectiviteit van het pakket voor de betrokken afdelingen veel hoger (wat natuurlijk ook een kostenbesparing is.) 

4. Als menskosten uw grootste kostenpost is

De meeste ERP software is primair gebouwd voor goederenstroombesturing, waarbij gepland wordt volgens de stappen:

• raamcontract met de klant;
• afroepen van de overeengekomen artikelen;
• planning van de productie;
• inkoop goederen (of is al op voorraad);
• productie (of is al op voorraad).

Indien u echter op order levert, dan wil de klant just-in-time levering van het product of de dienst, waaraan behoefte is. In veel gevallen gaat het niet om snelle levering maar om betrouwbare levering. Tevens is er vaak sprake van dat de specificaties van het product of de dienst tijdens het traject nog aangevuld of gewijzigd worden. En juist doordat mensen de belangrijkste productiefactor vormen, zijn zij de belangrijkste onzekere factor wegens ziekte, vakantie, ATV enzovoort. Als de werkplanning niet flexibel aangepast kan worden, dan loopt het proces keer op keer vast. Daarom hebt u ERP-software nodig, die hiermee standaard om kan gaan. (Zie ‘ERP-software voor klantordergestuurde of projectmatig werkende organisaties’.) Anders krijgt u weer het geklungel met Excel, MS Project of een ander tool dat niet geïntegreerd is. Daardoor wordt uw leverbetrouwbaarheid zeer onzeker.

5. Zoekt u een vriend of een vijand?

Als u als organisatie ondersteuning wilt bij de selectie en implementatie van ERP, maakt u dan een keuze of u zich wilt laten adviseren door een vriend of door een vijand. En vraagt u zich af, of u misschien hulp zoekt bij een partij die geld kan verdienen aan het beïnvloeden van uw keuze. Voorbeelden daarvan op ander gebied  zijn de woekerpolissen, waar intermediairs goud geld verdienden aan het beïnvloeden van de keuze van hun klant. Zulke intermediairs zijn wolven in schaapskleren. Ook op het gebied van ERP gebeurt dit. Zo zijn er, vaak grotere, ICT-aanbieders die raamovereenkomsten hebben met grote leveranciers zoal bijvoorbeeld SAP. Andere voorbeelden zijn bedrijven die support leveren op de daadwerkelijke implementatie en vaak maar de expertise bezitten voor een paar van de cacirca 1000 ERP-pakketten, en  dan vaak ook nog die pakketten die een aanzienlijke effort vergen om te implementeren. Het is heel goed mogelijk dat zulke bedrijven een gekleurd advies geven. (Zie ook ‘ERP selectie en implementatie: eerst van een muis een olifant maken en daarna omgekeerd’.)
Een goed adviseur ondersteunt u vooral bij het bepalen van de knock-out criteria, bij het selecteren van de goede soort ERP en bij het opstellen van de RfP. En hij treedt op als demand manager voor de klant. Als u alleen naar de directe kosten van zo’n adviseur kijkt,  dan lijken die misschien weggegooid geld te zijn. Maar het is zaak verder te kijken. Immers veel mensen zijn zo de mist ingegaan met het woekerpolisverhaal. Het advies hiedaarbij was gratis. Voor een ERP-selectie zou u kunnen denken aan een type begeleidingstraject als beschreven  in ‘ICT en functioneel beheer steeds meer logistieke processen’. Dan bent u er zeker van dat u te maken heeft met vrienden en dat u  niet ongewild heult met de vijand.

Herziene versie: 16 april 2010

Download: