Inhoudsopgave

1. Middelenbeheer cruciaal voor veel organisaties
2. Casestudy Philips ter illustratie van het probleem
3. De menukaart van ERP-oplossingen
4. Job-based of klantorder gestuurd ERP juist voor zorg, overheid en onderwijs 

1. Middelenbeheer cruciaal voor veel organisaties

De afgelopen jaren groeiden de bomen allerminst tot in de hemel. Ook sectoren als de overheid, het onderwijs en de zorg bleven niet ongemoeid. Middelenbeheer en integratie werden toverwoorden.Toverwoorden om weer winstgevend te worden of rond te komen met slinkende budgetten, budgetten waarvoor dan ook nog meer geleverd moest worden en vaak zelfs ook nog in minder tijd.
Prestatiecontracten werden als gevolg van de tucht van stakeholders en klanten steeds gebruikelijker. In het nieuwe zorgstelsel konden zorgverzekeraars gaan shoppen. In het onderwijs en bij de overheid werd schaalgrootte cruciaal. Het eerste Shared Service Centre deed zijn intrede, om ook op middelengebied deze schaalgrootte te bereiken. (Zie ook ‘Principes en mechanismen bij ketenintegratie SCM’.) Op die wijze en door standaardisatie konden inderdaad de kosten van de middelen sterk worden beperkt. Uiteraard werd hierdoor de logistiek in veel gevallen complex. Vaak werd dit probleem te lijf gegaan door de implementatie van een bewezen ERP-pakket zoals SAP.
En zo krijgen gebruikers tegenwoordig een dienstenportfolio aangeboden vanuit de ICT-afdeling of het Shared Service Centre en kunnen zij gaan shoppen binnen het assortiment dat wordt geboden. Als het management inderdaad kans ziet om dit geheel te implementeren, wijst dit van bovenaf gezien op goed management. Meestal lopen de kosten ook inderdaad terug en daarvoor werd het tenslotte gedaan. En SAP is in vele gevallen een uitstekende engine voor dergelijke processen. 

2. Casestudy Philips ter illustratie van het probleem

De huidige situatie bij Philips vormt een schitterende illustratie van het probleem dat hierbij echter vaak optreedt.
Iedere unit van Philips kan zelf shoppen bij vier world-wide Shared Service Centres. Op deze manier probeert Philips de interne concurrentie te bevorderen; de business units hebben iets te kiezen en kunnen bovendien verder op kosten besparen.
Echter het dienstenportfolio van deze centra is volledig identiek, alleen de prijzen verschillen. Vanuit het perspectief van kostenbeheersing en leverbetrouwbaarheid werkt dit natuurlijk perfect, tenzij datgene wat jij nu precies nodig hebt, niet op de menukaart voorkomt. Elders shoppen mag niet en afwijkende afspraken met een Shared Service Centre maken is verboden. Volstrekte beheersing door standaardisatie is de norm en dat betekent dat iedere vorm van flexibiliteit wordt uitgesloten.
Philips is niet de enige met een dergelijke benadering.
En deze benadering heeft Philips veel meer opgeleverd dan gekost. Philips wist er zijn concurrentiepositie mee op peil te houden en weer winstgevend te worden, en hoefde daartoe minder medewerkers te ontslaan. Dat staat in elk geval te lezen in het jaarverslag en dus zijn aandeelhouders en klanten veelal tevreden.

2.1 Klantorder gestuurde processen slachtoffer standaardisatie

Voor bepaalde units is deze standaardisatie echter rampzalig. Zij hebben een klantorder gestuurd productieproces of leveren klantorder gestuurde diensten, waarbij niet handling van materials de grootste kostenpost vormt, maar de inzet van mens- en/of machinecapaciteit. En dan heb je weinig aan SAP en blijft het modderen. (Zie ook ‘Plaats klantorderontkoppelpunt (KOOP) is basis voor optimale klantgerichtheid en kosten’.)
Natuurlijk is dit ‘kleine menselijke leed’ voor de bestuurders van Philips geen reden om hun policy te wijzigen en natuurlijk blijft SAP de kern en de engine voor het bedrijf. Toch zou Philips eens een kijkje kunnen nemen bij een doorsnee restaurant. 

3. De menukaart van ERP-oplossingen

De tijd dat de menukaart in een restaurant ongedifferentieerd is, ligt intussen al jaren achter ons. Het kindermenu deed al decennia geleden zijn intrede. Ook zien we overal het seniorenmenu verschijnen. En waar kunnen we niet kiezen uit verschillende soorten aardappelen, groentes, salades en wel of geen voorgerecht en toetje? De efficiënt werkende keuken en het bedienende personeel, waardoor u zo efficiënt mogelijk datgene krijgt wat u wilt, zijn echter gebleven.
Met ERP ligt het in feite nog een stuk eenvoudiger. Er zijn eigenlijk maar twee smaken, die meestal ook nog uitstekend samengaan. De item-based ERP-pakketten zijn perfect als de kosten van materials het belangrijkste aspect vormen in uw middelenbeheer. Als echter het beslag van mensen en machines uw grootste kostenpost vormt, kiest u voor een job-based of klantorder gestuurd ERP-pakket. (Zie ook ‘De verpakking van een onsje kennis is het echte probleem’.) De klassieke ERP-pakketten, zoals o.a. SAP zijn allemaal  item-based. Alleen nieuwere ERP-pakketten zijn jobbased.
Gelukkig is het in veel gevallen geen of-of keuze. De nieuwere job-based of klantorder gestuurde ERP-pakketten werken vaak uitstekend samen met de klassieke item-based ERP-pakketten, zodat voor afdelingen die jobbased werken, op afdelingsniveau gekozen kan worden voor een job-based of klantorder gestuurd ERP-pakket om de inzet van mens- en machinecapaciteit te regelen, terwijl vervolgens de consolidatie in het overall item-based pakket als SAP kan worden gedaan. Zo wordt het overall belang niet verstoord en het ‘kleine menselijke leed’ voorkomen. Sterker nog, zo wordt de productiviteit van ordergestuurde afdelingen aanzienlijk opgevoerd.
Een dergelijke nuance krijgt echter geen kans als we alleen kijken naar de kosten. Kostenbesparing is eindig. Nu de markt weer aantrekt, zullen we het toch ook weer moeten zoeken in de verhoging van de productie en de productiviteit. Want dat is de basis voor innovatie en voor het behoud van de concurrentiepositie ten opzichte van lage-lonen landen. (Zie ook ‘Een flexibele ERP-oplossing levert meer op dan lage lonen’.) 

4. Job-based of klantorder gestuurd ERP juist voor zorg, overheid en onderwijs

Om schaalgrootte en besparingen in dienstverlenende sectoren als de overheid, de zorg en het onderwijs te realiseren, wordt vaak gestreefd naar kostenreducties in de middelensfeer, zodat de dienstverlening op peil kan worden gehouden. Maar de besparingen die gerealiseerd kunnen worden in de middelensfeer zijn slechts klein ten opzichte van te realiseren besparingen in personeelskosten. Als we dan toch kiezen voor een item-based ERP-pakket, zien we dat werkdruk en stress bij medewerkers oplopen en klanttevredenheid terugloopt. Als dit leidt tot een productiviteitsverlies van enkele procenten vanwege ziekteverzuim enzovoort, dan bedraagt de schade hiervan al snel meer dan wat de enkele tientallen procenten besparing op middelenbeheer oplevert.
Ook hier geldt dat SAP een perfect middel blijft voor MRP en consolidatie, maar juist bij deze dienstverlenende organisaties is job-based of klantorder gestuurde ERP-software een must om het primaire proces te verbeteren en om bij te dragen aan de klantorder gestuurde organisaties met vaak relatief kleine orders en veel wijzigingen in behoeften, worden gefrustreerd door item-based software als SAP. Gebruik SAP waar het goed in is en zorg voor een afwijkend menu voor klantorder gestuurde afdelingen via een job-based ERP-menu.

Download: