De meeste industriële MKB-bedrijven werken zeer pragmatisch. Maar om hun bedrijfsvoering te verbeteren, kunnen ze vaak toch niet zonder ERP-software. Die ERP-software moet dan wel zijn zoals zij het zelf willen en niet zoals de leveranciers het graag zien. (Zie ook ‘ERP selectie en implementatie: eerst van een muis een olifant maken en daarna omgekeerd’.) Nu is ERP-software generiek. De markt voor bedrijfsspecifieke software is klein en daardoor ook het aantal leveranciers. Er valt dus niet veel te kiezen. Kortom, in feite is er sprake van een vendor lock-in, die bedrijven eigenlijk niet moeten willen maar die vaak wel realiteit is. Het is daarom bij de selectie van ERP-software niet zozeer van belang te focussen op wat het ERP-pakket allemaal specifiek kan, het is veel belangrijker om uit te gaan van uw eigen behoeften en van wat u al hebt. Laten we daarom nog even teruggaan naar het artikel ‘Selectie ERP-software voor het MKB in de industrie’ waarin wordt beschreven wat de situatie is waarin industriële MKB-bedrijven zich nu vaak bevinden en wat de behoeften zijn.

Een ERP-oplossing is meer dan ERP-software

Als u een industrieel bedrijf bent, dan heeft u een productiestraat met apparatuur. Deze apparatuur heeft haar eigen procesautomatisering, waarmee metingen verricht kunnen worden en waarmee u de productie kunt aansturen. Die hoeft u dus niet meer aan te schaffen. Wat veelal ontbreekt is een realtime verwerking van de gegevens tot stuurinformatie. Process control en optimalisatie van processen worden meestal niet ondersteund. Voor dit probleem bieden ERP-pakketten echter geen oplossing.
Verder heeft u allerlei informatie over ondersteunende processen zoals finance, HRM, marketing enzovoort vastgelegd in documenten en spreadsheets of in een boekhoudpakketje. Die informatie wilt u uiteraard behouden. Maar vaak zijn de toegankelijkheid en het versiebeheer van al deze documenten een probleem. U wilt dus waarschijnlijk ook een document management oplossing (DMS). Het is nu de vraag of u die in het ERP-systeem moet onderbrengen. U wilt natuurlijk een geïntegreerde oplossing, maar u verliest bij voorkeur niet de bestaande functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Kortom, de gewenste situatie is waarschijnlijk ongeveer zoals in het volgende plaatje weergegeven.

De bestaande productieautomatisering of procesautomatisering moet de gegevens leveren aan het product control systeem (kwaliteit) en het process control systeem. Het product control systeem levert kwaliteitsrapportages ten behoeve van klanten, van toezichthouders en van de interne procesverbetering. Het levert ook informatie over de hoeveelheid uitval bij de productie. Verbetering op dit punt is geen marge, maar pure winst.
De process control systemen monitoren de wijze waarop en de omstandigheden waaronder het proces plaatsvindt. Op een dashboard wordt realtime de status getoond van de variabelen die er toe doen (verbruik, temperatuur, vochtigheid, uitval enzovoort). Ook kan realtime gemonitord worden wat de invloed is van gewijzigde omstandigheden op het productieproces, zodat eenvoudig het optimum bepaald kan worden. Het ERP-systeem speelt hierin geen rol.

Architectuur van de geïntegreerde oplossing met ERP-software

Alles wat u wilt hebben of behouden hoeft dus niet te worden ondergebracht in de ERP-software. Wat u nodig hebt, is een geïntegreerde architectuur, waarin al uw behoeften afgedekt worden. U kunt dus kiezen voor een platform voor bestaande standaards, zodat integratie eenvoudig mogelijk is. Pure ERP-pakketten als SAP vallen dan bij voorbaat al af. Want waarom zou u de integratie-inspanning van de leverancier betalen? Waarom maatwerk, als er geïntegreerde platforms voor handen zijn?
In principe zijn er tegenwoordig drie serieuze platforms beschikbaar:

• Oracle,
• Microsoft,
• Google Apps.

Oracle is geschikt voor grotere bedrijven met een redelijk zware ICT-afdeling en een goed ingericht technisch applicatiebeheer. Het aantal mogelijkheden is groot en de vrijheidsgraden voor maatwerk zijn aanzienlijk. Maar de kosten zijn daardoor hoog.
Google Apps is veel goedkoper, maar als platform nog niet uitontwikkeld. Er is bijvoorbeeld nog geen geïntegreerde ERP-oplossing beschikbaar en zo ontbreken er nog meer aspecten. Het aantal vrijheidsgraden is zeer laag. Standaardisatie is troef. Als u hiermee aan de slag wilt, dan moet u zelf de techniek in duiken. Ook zijn er maar weinig goede leveranciers die ondersteuning op dit platform kunnen bieden.
Voor het MKB vormt Microsoft veelal een geschikt platform. Heel veel bedrijven gebruiken al elementen uit dit platform (MS Office, SQL-besturingssystemen) en veel andere software is zodanig ontwikkeld, dat het eenvoudig is te integreren met het Microsoft platform. Voorts heeft Microsoft een eigen servicebus (BizTalk), waardoor gegevensuitwisseling soepel kan verlopen, en eigen middleware (MS Sharepoint) die het mogelijk maakt heel eenvoudig de toegankelijkheid tot informatie te regelen en de security volgens het Jericho-principe op te zetten. (Zie ook ‘Informatiebeveiliging en kennisdeling vragen om nieuwe oplossingen’.) De kosten van een dergelijke oplossing zijn meestal zeer acceptabel, doordat de implementatiekosten beperkt blijven. We richten ons daarom in dit artikel primair op de architectuur van deze oplossing voor industriële MKB-bedrijven.

Eisen en criteria ERP-architectuur voor het MKB – industrie

De architectuur moet voldoen aan een aantal belangrijke eisen en knock-out criteria:

• De architectuur moet toekomstvast en uitbreidbaar zijn (plug and play via webservices).
• De totale datastructuur moet geïntegreerd zijn, maar hoeft niet vastgelegd te worden in een centrale database. Een service bus voldoet meestal beter. Daarmee worden bij de implementatie kostbare conversies voorkomen.
• Omdat veel belangrijke bestaande informatie vaak is vastgelegd in Office documenten zoals Excel of Word, moet het ERP-systeem een koppeling hebben met de Office applicaties en document management bieden.
• Een brede waaier aan standaardbedrijfsfuncties moet beschikbaar zijn in het ERP-pakket.
• Voor de snelle implementatie van het ERP-pakket moeten standaardprofielen beschikbaar zijn.
• Het aantal verplichte velden moet minimaal zijn, zodat invoer van overbodige gegevens voorkomen wordt.
• Een technisch geïntegreerde database is niet nodig (en zelfs onwenselijk). Logische integratie is een vereiste.
• Data-uitwisseling van de procesautomatisering naar de informatisering moet soepel verlopen. Wijzigingen in de procesautomatisering (PLC, sensoren, vervanging machines) mogen niet leiden tot grote aanpassingen in de informatisering.
• Er moeten standaardinterfaces beschikbaar zijn om architectuurelementen te koppelen en te integreren.
• De informatievoorziening moet opgezet kunnen worden als geïndividualiseerde service.
• Microsoft compatible software moet via ‘plug and play’ toegevoegd kunnen worden aan de architectuur.
• Anytime, anywhere toegang tot informatie moet mogelijk zijn.
• De oplossing moet grotendeels zijn uit te besteden als SaaS en op een veilige manier onder te brengen in de cloud.
• De inspanning voor technisch beheer moet minimaal zijn.

Veel ERP-leveranciers hebben getracht deze eisen samen met nog heel veel meer in te bakken in hun ERP-software. ERP-software is daardoor vaak een monster geworden, waaruit elke flexibiliteit verdwenen is. Daarom is het veel handiger om gespecialiseerde software te gebruiken, waardoor de flexibiliteit behouden blijft en de implementatiekosten sterk beperkt kunnen worden.

Voorbeeld van een flexibele ERP-architectuur

Zoals gezegd zijn er drie platforms, die voldoende uitontwikkeld zijn om een geïntegreerde ERP-architectuur op te zetten. Oracle, Microsoft en Google Apps. We willen als voorbeeld inzoomen op de Microsoft omgeving. In deze omgeving zijn een drietal componenten meestal onmisbaar:

• de Sharepoint omgeving met belangrijke functies als:
  • de user interface met per gebruiker een personal dashboard;
  • de ‘prikbord’functie voor andere applicaties;
  • reports die door gebruikers (ook achteraf) gemakkelijk zijn aan te maken (zodat niet alles vooraf verzonnen hoeft te worden);
  • het zelf kunnen regelen van toegang tot vertrouwelijke informatie door gebruikers, zodat wordt voorkomen dat die informatie gaat rondslingeren.
• De BizTalk service bus met als belangrijkste functies:
  • het beheer van de geïntegreerde datastructuur over databases heen;
  • het creëren van onafhankelijkheid tussen de machine- of apparaatgebonden procesautomatisering en de informatisering;
  • de Active Directory om de rechten van gebruikers over de gehele datastructuur te managen.
• MS Dynamics, dat in twee smaken (NAV en AX) beschikbaar is, afhankelijk van de bedrijfstypering. Veel leveranciers zijn gespecialiseerd in één van beide oplossingen, zodat u bij de keuze van een leverancier u ervan bewust moet zijn dat u het risico loopt om op het verkeerde pakket uit te komen.

We kunnen  dan het volgende plaatje maken als generiek voorbeeld:

Samengevat kunnen we dus zeggen dat de selectie van ERP-software voor u als industrieel MKB-bedrijf zeker niet strategisch is. Maar als u het verkeerde ERP-pakket kiest, kan achteraf wel blijken, dat u een verkeerde keuze hebt gemaakt. En uw keuze is verkeerd, als die uw bedrijfsflexibiliteit beperkt. (Zie ook ‘Selectie ERP-software voor het MKB in de industrie’) Dan zal uw keuze een strategisch nadeel blijken te vormen.
Helaas zijn veel consultants slechts gespecialiseerd in de implementatie van ERP-software en dan ook vaak nog maar van één bepaald soort software, omdat zij daar hun meeste uren voor maken. Bovendien creëren veel ICT-leveranciers graag een afhankelijkheid, zodat zij u nog jaren rekeningen kunnen blijven sturen.
Zorg dus dat u geen slaaf wordt van uw ERP-systeem. ICT is tenslotte voor u geen core business. Het is niet meer dan een bedrijfsmiddel. Voor een verdere verdieping van dit onderwerp verwijzen we graag naar het artikel ‘Hoeveel ERP wilt u hebben’.

Download: