Inhoudsopgave

1. ERP: molensteen of business engine?
2. Hoe de toekomstvastheid van een ERP-systeem te bepalen
3. Functionaliteit voor de toekomst
4. Misschien bent u toe aan Microsoft Dynamics Navision van MySolutionStore
5. Totale integratie voor maximale ondersteuning 

1. ERP: molensteen of business engine?

Veel ERP-systemen zijn in feite niet meer dan uit de hand gelopen specifieke bedrijfsapplicaties die door het toevoegen van steeds meer functionaliteiten uitgebouwd zijn tot een compleet ERP-pakket. Deze ERP-systemen lijken daardoor generiek, maar bij de implementatie loopt men onmiddellijk tegen de basisarchitectuur aan, waardoor ogenschijnlijk simpele aanpassingen hoge kosten met zich meebrengen (Zie ook ‘Selectie ERP-pakket begint bij de keuze voor het goede type ERP-software’.)
Als u deze eerste valkuil hebt weten te vermijden, dan zou u verwachten dat uw ERP-systeem de flexibiliteit heeft om mee te groeien met de innovaties die u in uw bedrijf wilt doorvoeren. In de praktijk valt dit echter vaak tegen. Sommige bedrijven stappen zelfs gedwongen over op handmatige procedures om innovaties te kunnen realiseren. (Zie ook ‘Een flexibele ERP-oplossing levert meer op dan lage lonen’.)
Bedrijven verleggen hun activiteiten steeds meer van de ouderwetse offline handelsactiviteiten naar het aangaan van duurzame relaties via ketenintegratie. Dat is natuurlijk alleen rendabel als de kosten van de communicatie in de keten hiermee sterk gereduceerd worden. Dit kan door het opzetten van webwinkels met bijvoorbeeld hieraan gekoppeld een productconfigurator, waarmee klanten eenvoudig hun orders kunnen inleggen, een achterliggend geïntegreerd CRM-systeem en virtuele marktplaatsen zowel voor inkoop als voor verkoop. (Zie ook ‘Principes en mechanismen bij ketenintegratie SCM’.) In deze dynamische wereld echter vormen de bestaande bedrijfssoftware en ERP-systemen steeds vaker een molensteen om de nek van bedrijven en blokkeren zij de ambities, in plaats van dat zij de innovatie bevorderen. Daar met name de kosten voor de aanpassingen in de ICT te hoog worden, kiezen sommige bedrijven er terecht voor hun innovatieve plannen te bevriezen.
Zeker in de non-profit sector en bij dienstverlenende instellingen is dit vaak het geval, omdat de meeste ERP software primair ontwikkeld is voor industriële bedrijven met een volwassen logistiek. (Zie ook ‘Plaats klantorderontkoppelpunt (KOOP) is basis voor optimale klantgerichtheid en kosten’.) In de non-profit sector en de dienstverlening zijn echter de medewerkers vaak het duurste bedrijfsmiddel (niet voorraden en distributie) en de harde logistiek is vaak ingeruild voor een flexibele klantgerichtheid. (Zie ook ‘Als mensen je belangrijkste asset zijn, kun je dan nog SAP gebruiken?’.)
Niet de vele functionaliteit, waarmee voldaan wordt aan uw gedetailleerde eisen en wensen is bepalend bij de selectie van uw systeem. Het gaat erom wat u als bedrijf wilt zijn en wilt worden, op basis waarvan u primair een aantal knock-out criteria bepaalt. Op grond daarvan houdt u meestal minder dan tien mogelijke ERP systemen over en dan wordt selectie een stuk eenvoudiger en de kans op een succesvolle implementatie binnen budget veel groter. Het is als in het volgende voorbeeld. U wilt graag een muis, wat u aangeeft door in detail te beschrijven wat u precies wilt. Vergelijkt u nu eens een muis met een olifant. Als u gaat bekijken of die olifant voldoet aan al uw detailwensen (lichaamsfuncties, input, output), dan zult u erachter komen dat de olifant in hoge mate voldoet aan de gestelde eisen. Het zal u echter vervolgens niet meevallen om na aanschaf van een olifant bij de implementatie van die olifant een muis te maken. Kortom, direct die muis selecteren bespaart u een hoop tijd en geld. (Zie ook ‘ERP selectie en implementatie: eerst van een muis een olifant maken en daarna omgekeerd’.) 

2.  Hoe de toekomstvastheid van een ERP-systeem te bepalen

Veel ERP-systemen zijn gebaseerd op vreemde en verouderde architecturen, ontwikkelomgevingen en talen, want vaak bestaan ze al meer dan 10 jaar. Hoewel het natuurlijk niet gaat om de technologie, willen we hier toch een aantal opmerkingen over maken. Zeker omdat is gebleken dat bedrijven soms overwegen programmeurs weg te kopen bij hun ERP-leverancier, om ook in de toekomst verzekerd te zijn van adequate aanpassingen op de bedrijfssoftware. Het gaat dan duidelijk om ERP-pakketten geschreven in een taal die bijna niemand spreekt en met structuren voor standaard databases, waar de informatie wel inzit, maar waarvoor je expert moet zijn om er management informatie uit te destilleren. Wat valt er te zeggen over de technologie waarop een toekomstvast ERP-pakket gebaseerd moet zijn, om ook toekomstige innovaties en wensen soepel te kunnen ondersteunen?

2.1 Toekomstvast en modern ontwikkel platform

Microsoft is momenteel de belangrijkste standaard waarvan – uiteraard mede door de (bijna) monopoliepositie en de enorme financiële kracht van het bedrijf – de toekomstvastheid nog tenminste een aantal decennia gegarandeerd lijkt. Aangezien Microsoft sinds een aantal jaren ook met haar Microsoft Dynamics ERP-software een stormachtige ontwikkeling doormaakt, lijkt het bedrijf extra in het voordeel ten opzichte van andere ERP-leveranciers.
De grote ERP-leveranciers worden daarbij steeds groter en kleinere ERP-leveranciers krimpen, worden overgenomen of leggen het loodje. Deze beweging is herkenbaar uit andere industrieën. Neem de automobielindustrie. Alleen al in de Verenigde Staten telde die rond het jaar 1900 zo’n duizend aanbieders. Nu nog slechts drie. Hetzelfde geldt voor de vliegtuigindustrie. In IT-land slonk het aantal besturingsystemen, databases en tekstverwerkers al tot slechts een handvol. De ERP-markt volgt deze trend. Op lokaal niveau zijn de consequenties zichtbaar. Nederland ontwikkelde met DAF in het verleden personenauto’s, maar de thuismarkt bleek te klein om alle noodzakelijke investeringen te kunnen terugverdienen: exit DAF. Fokker redde het om vergelijkbare redenen niet. Frappant is dat er intussen in Born wel auto’s worden gefabriceerd, maar dan op basis van assemblage voor buitenlandse merken.
Schaalgrootte bepaalt dus in belangrijke mate wie er over vijf tot tien jaar nog aanbieder zijn. Forse budgetten voor research & development, internationale distributiekanalen, veel klanten en sterke marketing blijken de succesfactoren. Lokale ERP-aanbieders staan onder druk. Is er dan helemaal geen ruimte meer voor niche spelers? Jawel, maar alleen als die zich volledig focussen op kleinschalige, verticale markten. Wie zich op een nieuw ERP-systeem oriënteert doet er goed aan de continuïteit van z’n potentiële aanbieders nauwgezet te bestuderen. Voor het functioneel best passende pakket dat binnenkort niet meer bestaat koopt immers niemand wat. Als je praat over toekomstvastheid, praat je dus al snel over Microsoft technologie. Sterker nog, het ERP-systeem kan op eenvoudige wijze steeds weer worden aangepast aan de nieuwste technologische mogelijkheden die Microsoft op de markt brengt. Zo vormt het bijblijven met de huidige technologie niet uw probleem, maar mag u dat overlaten aan Bill Gates en zijn mensen.

2.2 Architectuur zonder cliëntsoftware

Veel ERP-systemen zijn nog opgezet volgens het verouderde client-server model. Door de ellende met licenties, updates enzovoort voldoet dit model met name niet aan de eisen die ketenintegratie stelt. Tegenwoordig is een volledig webbased architectuur vereist, waarbij de client (de gebruiker) uitsluitend met een browser hoeft te werken. Tevens is het dan ook mogelijk om via PDA’s, mobiele telefoon enzovoort direct te communiceren met het systeem. Bedrijven met een internationaal verkoopkanaal, voorzien van lokale vestigingen, hebben helemaal baat bij een webgebaseerd informatiesysteem. De aansluiting van de locaties is dan helemaal geen probleem meer.

2.3 Modulariteit

Ieder ERP-pakket pretendeert modulair te zijn. Als u echter ziet wat dat in de praktijk betekent, dan kunt u verzekerd zijn van een aantal slapeloze nachten en kunt u alleen maar vurig hopen dat het resultaat voldoet aan uw verwachtingen. Maar als de modulariteit gebaseerd is op standaard webservices, die standaard aansluiten op bijvoorbeeld de Windows 2003 applicatieserver, dan is de keuze voor een ERP-systeem en later het aanpassen hiervan niet veel ingewikkelder dan het boodschappen doen in de supermarkt. U laadt gewoon uw boodschappenkarretje met wat u nodig hebt en integratie is geen enkelprobleem (meer). Natuurlijk ligt het iets complexer. U kunt echter wel sterk besparen op uw ERP implementatiekosten. 

3. Functionaliteit voor de toekomst

Natuurlijk is technologie een belangrijk aspect voor de toekomstvastheid en flexibiliteit van uw bedrijfssoftware, maar het gaat uiteraard om de aanwezige functionaliteit. De standaard functionaliteiten die ieder ERP-systeem bevat, moeten beschikbaar zijn. Deze betreffen uiteraard zaken als orders, planning, productie, distributie, inkoop, voorraadbeheer en de financiële afwikkeling. In ieder ERP-systeem zijn dit standaard functionaliteiten en daar willen we hier geen woorden aan vuil maken. Waar we het over willen hebben, zijn de functionaliteiten waarmee u kunt inspelen op toekomstige ontwikkelingen en die u juist ondersteunen om verdere innovaties door te voeren, zodat u uw concurrerend vermogen kunt verbeteren met minimale kosten.

3.1 Maximale klantgerichtheid bij minimale inkoopkosten

Of het nu gaat om een keten over meerdere bedrijven of een keten grotendeels binnen één bedrijf, het maakt niet uit. Altijd is er sprake van een klant met zijn wensen en altijd zijn er toeleveranciers met hun mogelijkheden. De markt eist dat u klantgericht bent en levert conform de wensen van de klant. Dit vereist een klantorder gestuurd proces. Maar uw interne of externe toeleveranciers willen zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Dit lukt het beste via een voorraadgestuurd proces. Cruciaal in dit verhaal is dat u in staat bent het klantorder ontkoppelpunt (KOOP) goed te managen, waardoor u enerzijds optimaal aan de klantwens tegemoet kunt komen en anderzijds zo goedkoop mogelijk kunt inkopen.  Tevens is het van belang om de ketenkosten te minimaliseren voor een optimaal bedrijfsresultaat.
Om optimaal en direct aan de klantwens tegemoet te kunnen komen, heeft u een productconfigurator nodig, zodat de klant zelf in staat is het door hem gewenste product te specificeren. Hij stelt in feite zelf de order op en kan deze vervolgens accorderen. Om deze efficiencyslag tegen een zo beperkt mogelijke investering te realiseren, is het nodig te beschikken over een webbased platform met een webwinkel of virtuele marktplaats. Met een standaardbrowser heeft de klant genoeg om de order samen te stellen en te bevestigen.
Via dit webbased platform kunt u ook op de virtuele markplaats uw inkoop regelen. Uw inkopers zetten hun RfP’ s uit, waarop toeleveranciers digitaal aanbieden. De inkopers hoeven simpelweg de beste offerte te bevestigen.

3.2 CRM en projectmanagement

Uiteraard moet u dit proces wel kunnen besturen en monitoren. Daarvoor is in de eerste plaats een geïntegreerd CRM-systeem nodig, waarmee klanten en toeleveranciers geïdentificeerd kunnen worden en waarmee gemaakte afspraken of afgesloten raamcontracten direct vertaald kunnen worden naar transacties met deze klanten en toeleveranciers. Ontbreekt deze integratie, dan is geautomatiseerde afwikkeling van inkoop- en verkooporders onmogelijk.
Maar natuurlijk bent u niet alleen een doorgeefluik. Daarom zult u ook via een geïntegreerde projectmanagement module uw interne processen moeten kunnen besturen, om de leverbetrouwbaarheid te kunnen garanderen.

3.3 Kennismanagement

Omdat u het klantorder ontkoppelpunt beheerst, zult u ook verantwoordelijk zijn voor het matchen van de informatie die producenten leveren en het meestal geassembleerde product dat de klant koopt of wil kopen. Via een kennismanagement systeem en een document management systeem zal deze informatie gematcht moeten worden, zodat de klant volledig geautomatiseerd ondersteund wordt in zijn koopproces. Ook moeten handleidingen of bijsluiters samengesteld kunnen worden.

3.4 Intranet voor meerdere vestigingen

Tegenwoordig is het een zeldzaamheid dat alle activiteiten van een bedrijf op één locatie worden uitgevoerd. Steeds vaker worden bepaalde bedrijfsprocessen uitbesteed naar lage lonen landen en zien we dat de assemblage internationaal gezien zo dicht mogelijk bij de klant gebeurt, natuurlijk ook weer om verdere kostenreducties te realiseren. Dat betekent natuurlijk tevens dat het intranet enerzijds volledig geïntegreerd moet zijn met het ERP-systeem en anderzijds uiteraard met MS Office, dat tenslotte in veel bedrijven nog steeds een zeer belangrijk communicatiemedium is. 

4. Misschien bent u toe aan Microsoft Dynamics Navision

Microsoft Dynamics Navision is een allesomvattend ERP-systeem dat volledig gebaseerd is op de eigen Microsoft Windows Server technologie en volledig geïntegreerd is met andere Microsoft applicaties waaronder Microsoft Office. Het systeem is bestemd voor kleine en middelgrote ondernemingen (van 5 tot 150 gebruikers). Door de brede functionaliteit weet Microsoft Dynamics Navison succesvol in te spelen op de behoefte aan informatie die leeft binnen dit soort bedrijven.
De hoeveelheid informatie die zelfs de kleinste bedrijven moeten verwerken en produceren groeit jaar op jaar. Tevens groeien de eisen die klanten en leveranciers stellen aan dienstverlening en informatievoorziening. Het vinden van personeel om hier invulling aan te geven wordt steeds moeilijker, terwijl de personeelskosten continu stijgen.
Een optimaal gebruik van moderne en goed geïntegreerde bedrijfssoftware is daarmee voor elk bedrijf, van multinational tot eenmanszaak onmisbaar geworden. Er zijn echter maar weinig softwareoplossingen die ook voor kleinere en middelgrote bedrijven een complete en professionele oplossing bieden. De moderne oplossingen die aangeboden worden gaan vaak gepaard met onvoorspelbare kosten en complexe implementatietrajecten.

4.1 Lean and mean implementatie mogelijk

MySolutionStore is een landelijk opererende Microsoft Dynamics partner gericht op het MKB, die zich tot doel heeft gesteld om alle complexiteit en onduidelijkheid behorende bij een implementatie weg te nemen. Doordat de software vooraf al is afgestemd op het MKB vervallen veel onnodige inrichtings- en afstemmingswerkzaamheden. Met behulp van standaard templates en geautomatiseerde implementatietools wordt de bedrijfsspecifieke situatie zeer snel en gemakkelijk vertaald naar de juiste software-inrichting en instellingen inclusief conversie. Trainingsmateriaal wordt standaard meegeleverd en de implementatie wordt fixed price/ fixed time uitgevoerd. (Zie ook ‘Technisch productiebedrijf verbetert order- en leveringsproces voor meer expansie’.)
Dit waarborgt maximale zekerheid, een zeer korte doorlooptijd en dus minimale verstoring van de dagelijkse bedrijfsprocessen. Aangezien MySolutionStore alleen standaard Microsoft software implementeert zijn nieuwe versies snel een eenvoudig te installeren. Upgrades maken standaard onderdeel uit van de door MySolutionStore geleverde diensten.
Naast Microsoft Dynamics Navision levert MySolutionStore tevens andere Microsoft producten, waaronder Microsoft Office en Microsoft Windows Server. Om maximaal tegemoet te komen aan de wensen van de doelgroep kunnen klanten ook hardware bestellen en ondermeer gebruik maken van andere ICT-diensten waaronder Hosting (applicatie hosting en server hosting). 

5. Totale integratie voor maximale ondersteuning

Naast brede en diepgaande ERP beschikt Microsoft Dynamics Navision ook over volledig geïntegreerde functionaliteit voor Customer Relationship Management. Een overzicht van de beschikbare modules:

• Logistiekbeheer (Inkoop, Verkoop, Vooraad);
• Productiebeheer;
• Urenregistratie;
• Projectbeheer;
• Servicebeheer;
• E-Business;
• Supply Chain Management;
• Managementrapportages.

Door de modulaire architectuur is het pakket goed schaalbaar en tevens goed aan te passen aan actuele (groei) behoeften van verschillende organisaties en ondernemingen. Ook waar het gaat om verbinding met geografisch gescheiden verkoopkantoren en andere externe vestigingen maakt Microsoft Dynamics Navision het leven eenvoudiger. Hetzelfde geldt voor het opbouwen van een extranet, waar ook klanten en leveranciers deel van uitmaken, en voor de integratie van het eigen systeem met internationale E-Business omgevingen.

Download: