Inhoudsopgave
- Telefonisch vergaderen
- Zorgstichting maatschappelijk werkers
- Fokke & Sukke
- Mobile Design
- Meer weten over telefonisch vergaderen?
1. Telefonisch vergaderen
Telefonisch vergaderen is een communicatietechniek die in de loop der jaren heel wat toegankelijker is geworden. Daar waar telefonisch vergaderen vroeger vooral iets was voor grote ondernemingen zien we vooral bij kleinere organisaties een toenemend gebruik van conferencing technologie in het algemeen (zie ook ‘Vergaderen, presenteren en samenwerken op afstand’) en telefonisch vergaderen in het bijzonder. Vergaderen met collega’s en partners kan nu gewoon in de file; wel zo efficiënt.
We laten een drietal partijen aan het woord over hun bevindingen in de praktijk.
2. Zorgstichting maatschappelijk werkers
Mag vergaderen ook gezellig zijn?
“Om te vergaderen moesten collega’s uit alle delen van Nederland naar Utrecht komen. Los van het tijdverlies door de enorme reistijd waren die vergaderingen vaak zó gezellig, dat de focus op de inhoud wel eens ontbrak. Met telefonisch vergaderen komen we sneller ter zake.”
Janny de Vries kan er wel om lachen. Samen met twee andere vrouwen en een man vormt zij het bestuur van deze zorgstichting, een vereniging die de belangen van een specifieke patiëntengroep behartigt. “We kwamen elkaar slechts één keer in de zes weken in levenden lijve tegen. En met name de vrouwen in het gezelschap – drie bestuursleden en een secretaresse – praten al snel over uiterlijk, kleding en andere onderwerpen die niet op de agenda van de vergadering staan. Heel leuk allemaal, maar niet erg functioneel. Sinds wij naast de nu drie maandelijkse reguliere vergaderingen ook tussentijds telefonisch vergaderen, overleggen wij veel effectiever.”
Concentreren op de inhoud
Janny is snel overtuigd geraakt van de voordelen van telefonisch vergaderen. “De reistijd is misschien wel het meest in het oog springende voordeel”, vindt Janny. “Daarnaast kan elke deelnemer zich maximaal concentreren op de inhoud van de te bespreken onderwerpen. Je leidt elkaar minder snel af, kunt niet reageren op elkaars uiterlijk of gebaren. Qua organisatie is audioconferencing helemaal ideaal. In het regelen van een goede locatie, koffie en eventueel presentatiemateriaal gaat veel tijd zitten. Die tijd kunnen wij nu besteden aan vergaderen. Alleen voor brainstormsessies is audioconferencing minder geschikt. En je moet altijd een heel rustige plek opzoeken. Met collega’s om je heen en telefoons die rinkelen, ben je snel afgeleid.”
Menselijk contact blijft belangrijk
Audioconferencing zal het gewone vergaderen bij de zorgstichting niet volledig vervangen. “Wij blijven vier keer per jaar bij elkaar komen in Utrecht. Wij kunnen als collega’s niet samenwerken als wij elkaar niet regelmatig ‘live’ zien. Het is ook belangrijk om effectief te vergaderen, en audioconferencing van KPN maakt dat mogelijk. Maar menselijk contact heeft ook een belangrijke functie. Wij kunnen als bestuur alleen functioneren als we elkaar goed begrijpen. En om elkaar te begrijpen is het nodig om elkaar af en toe te zien.”
3. Fokke & Sukke
“Dankzij Audioconferencing kunnen we onze tijd beter indelen. Daarom kunnen we nu meer cartoons per dag maken. Zo draagt KPN bij aan het succes van Fokke & Sukke.”
De striphelden Fokke & Sukke zagen zo’n tien jaar geleden het levenslicht op een zolderkamer in de Amsterdamse Lange Leidsedwarsstraat. Hun bedenkers studeerden toen nog en konden niet voorzien dat hun hilarische cartoons een nationaal succes zouden worden. Inmiddels zijn Jean-Marc van Tol, Bastiaan Geleijnse en John Reid bijna fulltime bezig met de droge humor van de eend en de kanarie.
Te gezellig aan tafel
Omdat John als enige nog een baan heeft buiten Fokke & Sukke, overleggen de heren bij voorkeur in de avonduren of vroeg in de ochtend. ‘Maar omdat we niet meer in dezelfde stad wonen, is er weinig tijd om met zijn drieën om de tafel te zitten, zoals het vroeger ging’, zegt Bastiaan. ‘Daarom zijn we gaan experimenteren met telefonisch vergaderen.’ John vult aan: ‘Hoewel onze ‘conference calls’ wat provisorisch waren, werden we zó enthousiast over telefonisch vergaderen, dat we erover vertelden in het tv-programma Nova. De volgende dag kregen we een telefoontje van KPN Conferencing. Blijkbaar had een KPN’er het programma bekeken. Snel daarna zijn we gebruik gaan maken van de KPN-dienst Audioconferencing.’
Geniale ingevingen
Volgens Jean-Marc is Audioconferencing onmisbaar nu het succes van Fokke & Sukke om een professionele werkwijze vraagt. ‘Telefonisch overleggen blijkt veel effectiever dan om de tafel zitten. Want dan zijn we geneigd veel te gezellig te doen en komt er weinig op papier. Maar als we vanuit onze eigen huizen inbellen, zijn we helemaal gefocust op het maken van een cartoon. En omdat wij een creatief vak hebben, is het belangrijk om direct contact te hebben als één van ons een geniale ingeving heeft, waar we ook zitten. KPN biedt daarvoor de technische mogelijkheden.’
Ziekteverzuim nul
Bastiaan besluit: ‘Tegenwoordig maken we gemiddeld wel drie cartoons per dag. Dat was vroeger onmogelijk. Maar dankzij Audioconferencing kunnen we onze tijd veel beter indelen. We hebben geen reistijd, verspillen geen uren met gezellig biertjes drinken en hebben geen last van ziekteverzuim. Als één van ons een griepje heeft, staat niets hem in de weg om even in te bellen.’
4. Mobile Design
“Met de inzet van Telefonisch Vergaderen hebben we onze time-to-market significant weten terug te brengen.”
Bij MobileDesign, gespecialiseerd in het verfraaien van automobielen, wordt intensief samengewerkt met verschillende toeleveranciers. MobileDesign zet bij die contacten structureel Audioconferencing in en brengt zo de time-to-market met 30% terug.
Time-to-market
De drie vestigingen van MobileDesign werken samen met een vijftal vaste toeleveranciers en twintig meer incidentele partners. Om topkwaliteit te garanderen moet er veel en vaak overlegd worden, maar dit kost veel tijd en is moeilijk in te plannen omdat het aantal toeleveranciers stijgt en medewerkers vaak aan meerdere projecten tegelijk werken. Terwijl er vanuit de markt grote druk is om de time-to-market terug te brengen, dreigt de tijd tussen het ontwerp en de uiteindelijke oplevering alleen maar verder op te lopen. Audioconferencing biedt steeds uitkomst.
Meer overlegmomenten
Na de inzet van Telefonisch Vergaderen, soms in een combinatie met Web Meeting, is de doorlooptijd met 30% teruggebracht en kan MobileDesign veel sneller inspelen op de markt.
De deelnemers aan een project hoeven nu minder bij elkaar te komen, terwijl er toch meer overlegmomenten kunnen worden ingebouwd. Het overleg is bovendien makkelijker in te plannen: er hoeft immers geen rekening gehouden te worden met reistijd en -oponthoud.
5. Meer weten over telefonisch vergaderen?
Audioconferencing of Telefonisch Vergaderen kan vanaf elke plek, zowel met een gewone als een mobiele telefoon en op elk moment van de dag: thuis, onderweg of ’s avonds laat. Audioconferencing laat zich eenvoudig uitbreiden tot webconferencing, waarbij er een presentatiemogelijkheid via internet ontstaat. (Zie het artikel ‘Details gebruik conferencing services’.)
Download: 
Gerelateerde artikelen:
- Vergaderen, presenteren en samenwerken op afstand
- Case study Webconferencing
- Training Telefonisch afspraken maken voor call centre agents en verkopers
- Case study Event Call
- Webseminars Toepassing webconferencing
- Webconferencing: niet de techniek maar de toepassing centraal
- Case Zorginstelling behaalt HKZ-certificaat mede op basis van Modulor managementsysteem
- Case SSHN, de studentenhuisvester in Nijmegen, brengt bedrijfsprocessen in kaart met Modulor software
Loading ...