Inhoudsopgave

1. Conferencing services voor communiceren op afstand
2. Audioconferencing ofwel Telefonisch Vergaderen
3. Webconferencing, Web Meeting, Web Event
4. Videoconferencing via Multi-Meeting®
5. Kostenstructuur 

1. Conferencing services voor communiceren op afstand

Terwijl ik dit stuk zit te schrijven, hoor ik de filemeldingen weer langskomen. In totaal 173 kilometer van mensen, die fysiek ergens moeten zijn. De trein is geen alternatief; in de spits kan ik hooguit een eerste klas staanplaats veroveren.
De voortschrijdende technologie heeft ons in de laatste decennia een toenemende werkdruk en bijbehorende stress opgeleverd. (Zie ‘Nooit meer in de file staan’.) Maar waarom zouden we dezelfde technologie niet gebruiken om deze werkdruk en stress te verminderen? Het is toch niet nodig om telkens opnieuw vast te stellen of de ogen van onze klanten, collega’s, docenten en cursisten inderdaad blauw zijn. We kunnen veel slimmer met onze tijd omgaan. Dat zou absoluut ‘ontzorgend’ werken. (Zie ‘Vergaderen, presenteren en samenwerken op afstand’.)
Welke mogelijkheden het gebruik van conferencing services hiervoor biedt kunt u lezen in de artikelen:

• ‘Verhogen kwaliteit van opleidingen’
• ‘Verkopen op afstand is toch veel gemakkelijker?’
• ‘Voor samenwerken in projecten hoef je toch niet je werkplek te verlaten?’
• ‘Het virtuele crisiscentrum voor uw crisisteam’

In dit artikel gaan we verder in op de details van deze mogelijkheden en de kostenstructuur. 

2. Audioconferencing ofwel Telefonisch Vergaderen

2.1 Basisdienst Telefonisch Vergaderen

De basisdienst Telefonisch Vergaderen is binnen het conferencing portfolio van KPN de meest traditionele vorm van telefonisch vergaderen. Bij deze vergaderdienst reserveert u uw vergadering van tevoren. Dat kan tot circa 15 minuten voor aanvang van de geplande vergadering. Tijdens uw vergadering is er ruime operator assistentie aanwezig. U kunt kiezen uit twee mogelijkheden:

• een ‘dial-in’ vergadering,
• een ‘dial-out’ vergadering.

Bij een ‘dial-in’ vergadering bellen alle deelnemers zelf in en toetsen vervolgens een toegangscode in, waarna zij automatisch in de vergadering worden geplaatst. Als een deelnemer een verkeerde toegangscode gebruikt, dan komt hij bij een operator terecht. Deze operator zal dan de voorzitter vragen of de deelnemer in de vergadering geplaatst kan worden.
Bij een ‘dial-out’ vergadering hebben de deelnemers geen toegangscode nodig. Zij worden door een operator in de vergadering geplaatst. Dit heeft als voordeel dat de operator zelf direct kan controleren of de juiste persoon tot de vergadering wordt toegelaten. Als u een luxere vorm van vergaderen wenst, dan kunt u kiezen voor deze Executive Service. U en de deelnemers worden vlak voor aanvang van de vergadering door de KPN-operators gebeld. Het voordeel hiervan is dat alle deelnemers gelijktijdig worden gebeld, zodat de wachttijd aan de telefoon tot een minimum wordt beperkt.
Tijdens de vergadering heeft u middels toetscombinaties verschillende mogelijkheden. Zo kunt u de operator oproepen en deze vragen om bijvoorbeeld de deelnemers in luisterstand te zetten, de vergadering in subgroepen te splitsen of een extra deelnemer bij te schakelen.

2.2 Beschikbare faciliteiten bij Telefonisch Vergaderen

Hieronder zetten we de belangrijkste faciliteiten van Telefonisch Vergaderen voor u op een rij. U kunt deze faciliteiten door middel van toetscombinaties of via de operator activeren.
 
Dial-in service
Alle deelnemers bellen zelf in naar een centraal nummer. Met behulp van een operator of door het intoetsen van een toegangscode komt men vervolgens in de vergadering.

Dial-out service
Alle deelnemers worden door KPN gebeld. Bij een automatische dial-out, ook wel blast dial-out genoemd, worden alle deelnemers tegelijkertijd gebeld; een operator controleert of de verbindingen tot stand zijn gekomen. Bij een operator dial-out belt een operator de deelnemers één voor één.

Taalkeuze
U kunt kiezen voor systeemmeldingen in het Nederlands of systeemmeldingen in het Engels.

Operator assistentie
Als u kiest voor operator assistentie, dan kunt u een operator oproepen, bijvoorbeeld als u last heeft van geluidshinder. De operator kan dan alle deelnemende lijnen checken om te achterhalen bij welke deelnemer de storing wordt veroorzaakt en vervolgens deze deelnemer bijvoorbeeld in luisterstand zetten.

Muziek terwijl u wacht
De vergadering begint pas als de voorzitter inbelt of als hij een startteken geeft.

Entry/ exit toon versus naamsvermelding
Standaard hoort u twee in frequentie oplopende tonen als er een deelnemer in de vergadering komt en twee dalende tonen als iemand de vergadering verlaat. Zo kunt u eenvoudig in de gaten houden hoeveel mensen er aan de vergadering deelnemen. Bij grotere groepen kan dit echter storend zijn. Er is daarom een mogelijkheid om deze signalering uit te zetten.
Als alternatief geldt hier naamsvermelding. Deelnemers wordt voor ze in de vergadering geplaatst worden gevraagd om hun naam in te spreken. Die naamsvermelding wordt als zodanig gebruikt in plaats van de entry/exit toon.

Deelnemerstelling
U krijgt direct te horen hoeveel deelnemers er in uw vergadering aanwezig zijn. Gebruikt u naamsvermelding, dan is het ook mogelijk om alle namen van de aanwezigen nog een keertje af te spelen.

Blokkeren vergadering
U hebt de mogelijkheid om tijdens de vergadering de toegang voor verdere deelnemers te blokkeren; u kunt hiermee ook de mogelijkheid blokkeren voor een operator, om in de vergadering te komen.

Beëindigen vergadering
De voorzitter heeft de mogelijkheid om in één keer alle lijnen te verbreken.
 
Subgroepen
Een operator kan een vergadering in twee of meer groepen splitsen, bijvoorbeeld om verschillende standpunten in een vergadering nader te kunnen uitwerken. De groepen kunnen later weer samengevoegd worden.

Luisterstand
De luisterstand maakt het mogelijk deelnemers spreekrechten te ontnemen.

Geluidsopname
U kunt op band of CD-ROM een opname laten maken van uw vergadering en deze per post te ontvangen; ideaal voor archivering of om een verslag te kunnen uitwerken.

Replay
U kunt een digitale opname van de vergadering laten maken, die de (afwezige) deelnemers achteraf telefonisch (via een toegangscode) kunnen afluisteren.

Notuleerservice
U kunt de vergadering laten vastleggen in de vorm van notulen. Een ervaren notulist van Moneypenny is aanwezig bij de vergadering en zorgt dat u de notulen binnen een werkdag per e-mail ontvangt.

Transcriptie-service
U kunt ook kiezen voor een letterlijke verslaglegging en uitwerking van de vergadering. De transcriptie wordt binnen drie werkdagen uitgewerkt en per e-mail verstuurd.

2.3 Ad hoc service

Met de Ad Hoc Service kunt u vergaderen zonder dat u hoeft te reserveren. De Ad Hoc Service is een vergaderdienst waarbij beperkte operator assistentie wordt verleend. Deze vergadervorm wordt aangeboden op basis van een abonnement. Met een abonnement op de Ad Hoc Service krijgt u een toegangsnummer en twee toegangscodes: één voor de voorzitter en één voor de overige deelnemers. U kunt op elk gewenst moment van de dag een vergadering starten door het toegangsnummer te bellen en uw (persoonlijke) toegangscode in te toetsen. De deelnemers horen muziek totdat de voorzitter heeft ingebeld.
De Ad Hoc Service biedt operator assistentie op werkdagen van 07.00-21.00 uur. Via toetscombinaties op uw telefoon kunt u de operator om assistentie vragen, bijvoorbeeld om een vergadering in subgroepen te splitsen of om deelnemers in luisterstand te zetten.De Ad Hoc vergaderfaciliteiten zijn 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar. Dat maakt de Ad Hoc Service bij uitstek geschikt voor situaties waar snelle informatie-uitwisseling van essentieel belang is, bijvoorbeeld bij crisisberaad.
Een vergelijkbare deinst wordt ook aangeboden onder de naam ConferenceCard.

2.4 Executive service

Alle diensten van KPN Conferencing kennen een zekere vorm van operator assistentie.
Bij sommige vormen van overleg kan het handig zijn dat operator assistentie direct voorhanden is. Met de Executive Service wordt een vaste operator aan uw vergadering toegewezen, die uw vergadering permanent bewaakt. De operator kan verbroken verbindingen direct herstellen, deelnemers in luisterstand zetten of een vragenrondje begeleiden middels Q&A. Op verzoek kan de operator ook zelf ‘deelnemen’ aan de vergadering, zodat u hem direct kunt aanspreken.
Afhankelijk van de ervaring van de deelnemers kunt u voor een reguliere telefonische vergadering tussen de 15 en 25 deelnemers uitnodigen en er verzekerd van zijn dat de techniek geen belemmering vormt voor het verkrijgen van het gewenste resultaat.
Bij sommige vergaderingen is het echter niet goed in te schatten hoeveel van de genodigden daadwerkelijk aan de vergadering zullen deelnemen en dan rijst de vraag of een normale telefonische vergadering volstaat. In zo’n geval biedt de Executive Service de ideale oplossing. Met de Executive Service kunt u vergaderen met groepen tot maximaal 35 deelnemers.
Voor grotere groepen zijn er de speciale vergadermogelijkheden van Event Call zoals beschreven in de volgende paragraaf. (Zie ook ‘Case study Event Call’.)

2.5 Event Call voor grote groepen

Als u veel mensen in één keer wilt informeren en u graag wilt dat zij u vragen kunnen stellen, dan biedt de Event Call de ideale oplossing. Met een Event Call kunt u onafhankelijk van tijd en plaats honderden mensen tegelijk bereiken. Deelnemen kan gewoon met een telefoon. En indien u dat wenst, kan uw Event Call worden gecombineerd met internet, zodat u de deelnemers ook van visuele informatie kunt voorzien. Een Event Call kan snel worden georganiseerd en vergt geen investeringen.
Een typische Event Call bestaat uit een presentatie met daarna de mogelijkheid tot het stellen van vragen. De deelnemers bellen naar een opgekregen telefoonnummer en worden door een operator verwelkomd en geregistreerd. Zij luisteren naar muziek totdat de vergadering start. De sprekers worden apart gebeld en kunnen eventueel nog een voorbespreking houden. Tijdens de presentatie kunnen de deelnemers alleen luisteren, zodat de spreker niet geïnterrumpeerd wordt. Bij de vragenronde laat een operator de deelnemers die een vraag willen stellen één voor één aan het woord. De deelnemers kunnen dit kenbaar maken middels een toetscombinatie op het telefoontoestel.
Een Event Call is maatwerk. Uw vergadering wordt in nauw overleg met u voorbereid en al uw wensen worden doorgenomen. Na afloop van de vergadering ontvangt u een deelnemerslijst: een overzicht van alle aanwezigen. Voor de mensen die niet konden deelnemen aan uw vergadering kan een replay worden verzorgd. Een replay is een digitale opname van de vergadering die na de vergadering op ieder gewenst moment via de telefoon beluisterd kan worden.
Om tijdens de vergadering op de hoogte te blijven van het verloop en om de laatste wijzigingen door te kunnen geven, kunt u via een separate telefoonlijn contact houden met het Event Call team.
In de voorbereiding van uw Event Call wordt ook de mediamix met u besproken. Behalve Telefonisch Vergaderen, ofwel audioconferencing, kunt u bijvoorbeeld ook kiezen voor een gecombineerde audio- en videovergadering door gebruik te maken van Multi-Meeting® High Impact Videoconferencing. De dienst Webconferencing biedt u de mogelijkheid om uw sheets real-time op het internet te presenteren. Wilt u uw presentatie zowel in beeld als geluid via internet laten lopen, dan kunt u kiezen voor de dienst WebCast. 

3. Webconferencing, Web Meeting, Web Event

3.1 De visuele dimensie van uw telefonische vergadering

Met Web Meeting voegt u op een effectieve en efficiënte wijze een visuele dimensie toe aan uw telefonische vergadering. U bestuurt zelf uw presentatie in alle eenvoud vanachter uw PC. Via e-mail stuurt u potentiële deelnemers een uitnodiging om een Web Meeting online bij te wonen. Door op een meegestuurd internetadres te klikken, komen zij via een simpele inlogprocedure op een welkomstpagina terecht, die toegang biedt tot de presentatie.
Wilt u meer begeleiding, of gaat het om het bereiken van grotere groepen, dan kunt u uw Web Meting ook laten uitvoeren als Web Event. Een KPN operator begeleid uw bijeenkomst van a tot z en is zelfs in staat om de besturing van uw presentatie van u over te nemen. Volgende slide a.u.b.
Web Meeting en Web Event zijn een doeltreffende oplossing om een groot aantal personen tegelijk te bereiken, waarbij het niet uitmaakt waar ter wereld zij zich bevinden. Meer dan een PC en een telefoon hebben de deelnemers, inclusief de presentator, niet nodig. Op het beeldscherm zien de deelnemers een presentatie en via de telefoon horen zij wat daarbij wordt verteld.

3.2 Beschikbare facilteiten bij webconferencing

De voorzitter heeft uitgebreide mogelijkheden om de deelnemers rechten toe te kennen. Hieronder een greep uit de mogelijkheden bij Web Meeting en Web Event van KPN:

Polling
De presentator kan de deelnemers meerkeuzevragen stellen en de geaggregeerde resultaten communiceren.

Stemmingsbarometer
Tijdens de presentatie bestaat er de mogelijkheid de meningen van de deelnemers te peilen.

Whiteboarding
Middels tekst en grafische informatie kan de presentator de deelnemers nadere uitleg geven over een onderwerp.

Chat
Tijdens de vergadering kunnen teksten worden uitgewisseld met één of meer deelnemers.

Q&A Chat
De voorzitter heeft de mogelijkheid om vragen te beantwoorden, zonder dat de overige deelnemers zien wat de vraag is of wie de vragensteller is.

Presentatiemogelijkheid
Het is mogelijk een MS PowerPoint® presentatie te tonen, waarbij alle deelnemers min of meer gelijktijdig de dia’s zien.

Webtouring
Het is mogelijk om alle deelnemers gelijktijdig een website te laten zien.

Annotatiemogelijkheid
Tijdens een presentatie kunnen de getoonde dia’s van aantekeningen worden voorzien.

Application viewing
De presentator heeft de mogelijkheid om een applicatie die op zijn computer draait, aan de overige deelnemers te laten zien.
 
Sharing control
De controle over de gemeenschappelijke applicatie, of zelfs over de hele desktop, kan worden overgedragen aan een deelnemer.

Cycling slide show
Het is mogelijk om een aantal sheets automatisch te laten routeren. De tijd per sheet kunt u zelf instellen. Dit kan handig zijn aan het begin van een vergadering als nog niet iedereen aanwezig is of om informatie te verstrekken die van belang is voor het verloop van de vergadering.

Printing to Pdf
Van de presentatie die in het presentation panel is verschenen, inclusief alle ingevoegde sheets, polling resultaten en annotaties, kan een pdf-file worden gemaakt. Deze pdf-file kunt u bewaren op uw eigen computer. Voor de deelnemers bestaat deze mogelijkheid alleen als de presentator dat toestaat.
 
Recording
De vergadering kan in beeld en geluid worden opgenomen, zodat de vergadering later opnieuw kan worden bekeken.

Notuleerservice
U kunt de vergadering laten vastleggen in de vorm van notulen. Een ervaren notulist van Moneypenny is aanwezig bij de vergadering en zorgt dat u de notulen binnen een werkdag per e-mail ontvangt.

Transcriptie-service
U kunt ook kiezen voor een letterlijke verslaglegging en uitwerking van de vergadering. De transcriptie wordt binnen drie werkdagen uitgewerkt en per e-mail verstuurd.

3.3. De invulling van uw Web Event

Inventarisatie wensen
Centraal bij de invulling van uw Web Event staan uw wensen. De inhoud van de presentatie, de mate van interactiviteit met de deelnemers, de vergadervorm, dial-in, dial-out of zelfs via een gratis 0800-toegangsnummer: alles wordt met u doorgenomen. U heeft de mogelijkheid om tijdens uw presentatie gebruik te maken van een aantal extra functionaliteiten als polling, webtouring en application viewing. Uiteindelijk wordt het tijdstip en de duur van het Web Event vastgelegd.

Uitnodiging deelnemers via e-mail
Als de complete invulling van het Web Event met u is doorgenomen, ontvangt u een offerte ter goedkeuring. Wanneer KPN de opdrachtbevestiging van u heeft ontvangen, worden deelnemers per e-mail uitgenodigd. Zelf ontvangt u deze uitnodiging ook, evenals de uitnodiging voor u als presentator.

Vooraf aan het Web Event
Nadat de deelnemers zijn uitgenodigd, stuurt u uw presentatie uiterlijk 24 uur voor aanvang per e-mail naar KPN. KPN maakt vervolgens uw presentatie gereed voor het Web Event. U krijgt als presentator een online trainingssessie en uw presentatie wordt uitvoerig doorlopen.

Tijdens het Web Event
Tijdens het Web Event heeft u de beschikking over een speciaal toegewezen showmanager. Deze zal u ondersteuning verlenen en functioneert tevens als back-up presentator. Voor de deelnemers is er een telefonische helpdesk voor vragen en ondersteuning bij problemen.

Na afloop van het Web Event
Als u gekozen heeft voor een (digitale) opname van uw Web Event, dan is deze binnen 24 uur ter beschikking, evenals informatie omtrent de deelnemers. Om deze te kunnen bekijken ontvangt u een internetadres met toegangscode via e-mail. 

4. Videoconferencing via Multi-Meeting®

4.1 Meerdere locaties verbinden via videoconferencing

Met Multi-Meeting® kunnen in een videovergadering meerdere locaties met elkaar worden verbonden. Multi-Meeting® biedt daarbij professionele ondersteuning; verbindingen kunnen voor u worden opgezet en een operator kan u met raad en daad terzijde staan. De meertalige helpdesk kent ruime openingstijden, rekening houdend met internationale tijdsverschillen.
Verbindingen kunnen in verschillende kwaliteiten worden opgezet. Gemengde vergaderingen, waarbij locaties met verschillende snelheden verbonden zijn of waarbij er deelnemers zijn die alleen over een telefoon beschikken, zijn eveneens mogelijk.

4.2 Het schakelen van beeld

Er zijn verschillende manieren om te bepalen wie er in beeld is.
Bij voice switched beeldwisseling verschijnt de spreker in beeld bij de overige deelnemers. Deze spreker ziet zelf de voorlaatste spreker in beeld.
Bij continuous presence vindt er feitelijk geen beeldwisseling plaats. Het beeldscherm wordt in blokken verdeeld, waarin beelden van vooraf bepaalde locaties, op vaste posities te zien zijn. Zijn er veel deelnemende locaties, dan kan er ook voor worden gekozen om in één van de blokken conform het voice switched algoritme alle overige locaties in beeld te brengen.

4.3 Beschikbare faciliteiten voor videoconferencing

Dial-in service
Alle deelnemers bellen zelf in naar een centraal nummer. Met behulp van een operator of door het intoetsen van een toegangscode komt men vervolgens in de vergadering.

Dial-out service
Alle deelnemers worden door KPN gebeld. Bij een automatische dial-out, ook wel blast dial-out genoemd, worden alle deelnemers tegelijkertijd gebeld; een operator controleert of de verbindingen tot stand zijn gekomen. Bij een operator dial-out belt een operator de deelnemers één voor één.

Operator Assistance
Alle deelnemers kunnen via een directe verbinding ondersteuning krijgen van een operator

Hold On Entry
De deelnemers, die reeds zijn verbonden met de videoconferentie, krijgen een muziekje te horen tot de vergadering start.

Variable Speed
Dit is de mogelijkheid om sites met verschillende verbindingssnelheden toch de mogelijkheid te bieden om de vergadering goed te volgen.

Mixed Media
De deelnemers kunnen bij de videoconferentie aangesloten worden via een audio- of webconferentie.

Voice Switched
Dit video format schakelt automatisch tussen microfoons op basis van het stemgeluid van de deelnemers.

Continuous Presence
Meerdere locaties kunnen tegelijkertijd in beeld worden gebracht.

Conference Control
Het is mogelijk om zelf te kiezen wie tijdens de videoconferentie in beeld is.
 
Dataconferencing
Via het T.120 protocol kunnen data worden uitgewisseld tussen de deelnemers aan de videoconferentie.

Listen Only Mode
Deelnemers kunnen tijdelijk of permanent in de luisterstand worden gezet.

Audio Back-Up
Tijdens de vergadering kunnen audio-verbindingen worden toegevoegd of er kan worden overgeschakeld op uitsluitend een telefonische vergadering.

Video-Recording
Van uw vergadering wordt een video-opname gemaakt.

Streaming Video
De meeting kan ‘live’ of achteraf via internet worden gevolgd. 

5. Kostenstructuur

Gezien de maatwerkmogelijkheden die er zijn, is het onmogelijk om eenduidig aan te geven wat de prijsstelling van de verschillende diensten is. Dit is natuurlijk afhankelijk van het type dienst, dat u wilt afnemen en waar de deelnemers aan de conferentie zich bevinden en of ze zelf inbellen of dat u ze laat bellen.
Ruwweg komt het erop neer dat de kosten variëren van nog geen 2 eurodubbeltjes per deelnemer per minuut voor audioconferencing, 30-50 eurocent per minuut per deelnemer voor webconferencing en 70 eurocent tot 1 euro per deelnemer per minuut voor videoconferencing.
Wilt u hierover meer informatie, dan kunt u de standaardprijslijst opvragen via het reactieformulier. Uiteraard kun u ook deelnemen aan een van de ‘Webseminars Toepassing webconferencing’ om zelf deze vormen van vergaderen eens  te ervaren. Vervolgens kunnen we dan op grond van uw wensen en eisen voor een kostenplaatje op maat maken.

Download: