Inhoudsopgave

1. Projectmatig werken kan slimmer
2. Samenwerken op afstand
3. Faciliteiten
4. Web Meeting regelen 

1. Projectmatig werken kan slimmer

Projecten zijn populair in Nederland. En vanwege de toenemende vraagsturing, ook bij de overheid, in de zorg en in het onderwijs, besteden we een steeds groter deel van onze tijd aan overleg en samenwerking.
Als het daarbij gaat om samenwerken met mensen die maar enkele deuren verderop zitten, levert dit meestal geen problemen op. Maar met overleg en samenwerking kan veel reistijd gemoeid zijn. Bovendien moet men, als men ver bij elkaar vandaan zit, meestal ook nog speling inbouwen om de groep niet te laten wachten. En natuurlijk ontstaan er bij het fysiek samenkomen vaak planningsproblemen.
Maar het gaat niet alleen om reistijd (zie ook ‘Nooit meer in de file staan’) die men kwijt is, en om planningsproblemen. Vaak is het noodzakelijk de benodigde stukken uit te printen en een papieren dossier op te bouwen. Bovendien moet men vooraf aan een samenkomst steeds goed bedenken welke relevante input men misschien beschikbaar heeft voor het overleg of de samenwerking.
Zou het niet veel handiger zijn om samen te werken of projectoverleg te voeren, terwijl iedereen op zijn eigen werkplek zit en waarbij het ook nog eens mogelijk is om, wel of niet vooraf gepland, tijdelijk een expert bij te schakelen, als zijn of haar input gewenst is? 

2. Samenwerken op afstand

Velen kennen al de mogelijkheid om telefonisch te vergaderen. Maar meer mogelijkheden biedt samenwerken op afstand via webconferencing.
Via de telefoonlijn heeft u dan mondeling contact, terwijl via internet iedere applicatie op een PC van één van de deelnemers gedeeld kan worden.
Het is zelfs mogelijk de besturing van de applicatie over te dragen aan de andere deelnemers. Zo krijgen de deelnemers de mogelijkheid om documenten te wijzigen en aan te passen en kan men op afstand samenwerken. We noemen een aantal toepassingsmogelijkheden:

• fine -tuning van offertes met klanten;
• projectteamvergaderingen, waarbij de deelnemers zich op verschillende locaties bevinden;
• brainstormsessies via de witeboard functie;
• het opzetten van een virtueel crisiscentrum (zie ‘Het virtuele crisiscentrum voor uw crisisteam’;
• valideren van een begroting in MS Excel;
• afstemming van interviewverslagen met klanten, toeleveranciers enzovoort;
• trainen van gebruikers in het omgaan met een nieuwe applicatie of een nieuwe versie hiervan;
• oplossing voor telewerkers;
• enzovoort.

Het is hierbij dus volstrekt onbelangrijk waar ter wereld de deelnemers zich bevinden, mits ze maar beschikken over internet en een telefoonlijn. 

3. Faciliteiten

Hieronder leest u welke faciliteiten beschikbaar zijn voor vergaderen en samenwerken op afstand. De meeste van deze faciliteiten maken deel uit van de standaard dienstverlening voor Web Meeting van KPN:

Polling
De mogelijkheid om meerkeuzevragen te stellen aan de deelnemers en de verkregen resultaten te communiceren.

Stemmingsbarometer
De mogelijkheid om gedurende de presentatie de meningen van de deelnemers te peilen.

Whiteboarding
De mogelijkheid om middels tekst en grafische informatie de deelnemers nadere uitleg te geven over een onderwerp.

Chat
De mogelijkheid om tijdens de vergadering teksten uit te wisselen met één of meer deelnemers.

Q&A Chat
De mogelijkheid die de voorzitter heeft om vragen te beantwoorden zonder dat de overige deelnemers zien wat de vraag is of wie de vragensteller is.

Presentatiemogelijkheid
De mogelijkheid om een PowerPoint® presentatie te tonen, waarbij alle deelnemers gelijktijdig de dia’s zien.

Webtouring
De mogelijkheid om alle deelnemers gelijktijdig een website te laten zien.

Annotatiemogelijkheid
De mogelijkheid om tijdens een presentatie de getoonde dia’s van aantekeningen te voorzien.

Application viewing
De mogelijkheid om een applicatie die op de computer van de presentator draait, aan de overige deelnemers te laten zien.
 
Sharing control
De mogelijkheid om de controle over de gemeenschappelijke applicatie, of zelfs de hele PC, over te dragen aan een deelnemer.
 
Cycling slide show
De mogelijkheid om een aantal sheets automatisch te laten routeren’; de tijd per sheet kunt u hierbij zelf instellen; dit kan handig zijn aan het begin van een vergadering als nog niet iedereen aanwezig is of om informatie te verstrekken die van belang is voor het verloop van de vergadering.

Printing to Pdf
De mogelijkheid om een pdf-file te maken van de presentatie die in het presentation panel is verschenen, inclusief alle ingevoegde sheets, polling resultaten en annotaties; deze pdf-file kunt u bewaren op uw eigen computer; voor de deelnemers bestaat deze mogelijkheid alleen als de presentator dat toestaat.

Notuleerservice
De mogelijkheid tot verslaglegging van de vergadering; een ervaren notulist van Moneypenny is aanwezig bij de vergadering en zorgt dat u de notulen binnen een werkdag per e-mail ontvangt.

Transcriptie-service
De mogelijkheid tot letterlijke verslaglegging en uitwerking van de vergadering; de transcriptie wordt binnen drie werkdagen uitgewerkt en per e-mail verstuurd. 

4. Web Meeting regelen

Alle conferencing diensten van KPN kunt u boeken via de telefoon, via de fax, via e-mail of via internet, tot zelfs een kwartier voor de meeting. Om gebruik te maken van de online service van KPN, het boeken via internet, moet u zich eerst registreren. U krijgt dan een account met gebruikersnaam en wachtwoord.
Webconferencing vergt geen investeringen, noch speciale software. Een standaard telefoon en een PC met browser volstaat, waardoor de toepassing ook bijzonder firewall-vriendelijk is. Ook voor de presentator volstaat een standaard browser. Alleen als u van meer geavanceerde mogelijkheden gebruik wilt maken, dient u een plug-in te installeren. De procedure hiervoor verloopt echter geheel automatisch.
Voorts heeft u de keuze of de deelnemers inbellen op een centraal nummer dan wel door KPN gebeld worden en door de operator in de vergadering worden gezet.
Wilt u meer weten hoe alles in zijn werk gaat, dan verwijzen we u graag naar het artikel ‘Details gebruik conferencing services’.

Download: