Inhoudsopgave

1. Procesmanagement software: meer dan uitvoering van processen alleen
2. Haarscherpe beelden van processen
3. Gemeenschappelijke database en repository
4. Grotere eenvoud: 80% afname complexiteit
5. Toepassingen: diverse voorbeelden
6. Ervaring in verschillende branches
7. Vastleggen (stap 1) maar óók workflow (stap 2)
8. Voorbeelden actor based workflow management

1. Procesmanagement software: meer dan uitvoering van processen alleen

De traditionele aanpak voor procesmanagement blijkt vaak niet te werken voor klantgerichte en flexibele dienstverleners. De meer traditionele aanpak is werkplek- en afdelingsgericht. Benaderingen vanuit de verbindingen tussen afdelingen of werkeenheden met het accent op communicatiekwaliteit in de keten, zijn veel doeltreffender. Zij geven inzicht in en grip op de werkelijk kritische factoren in de procesketen. (Zie ook ‘Procesinnovatie dienstverlening: de actoren maken de dienst uit’.)
Modulor levert software, tegenwoordig Business Process Management (BPM) software genoemd, waarmee u de processen van uw organisatie niet alleen effectief maakt, maar ook flexibel kunt inzetten. De software is gebaseerd op de Microsoft Windows Server technologie. Integratie met andere Microsoft applicaties is dus goed mogelijk.
Procesmanagement vereist meer dan alleen het uitvoeringsgericht in kaart brengen, ontwerpen of inrichten van een bedrijfsproces. Ook sturing en beheersing van bedrijfsprocessen dienen in het procesmanagement vorm te krijgen. Dit betekent dat er ruimte moet zijn voor het vormgeven van de communicatie en de coördinatie van actoren. Doelstellingen en risico’s moeten op een gegeven moment ook in de analyse meegenomen kunnen worden.
Om die reden kent de Modulor software verschillende modules of solutions:

• Modulor PS (Process Solution) voor het actorgericht beschrijven en ontwerpen van processen;
• Modulor QS (Quality Solution) voor het vormgeven van het managementsysteem, mede door ook de normen, wet- en regelgeving in het proces te betrekken;
• Modulor CS (Control Solution) voor het meenemen van procesdoelstellingen (prestatie-indicatoren), procesrisico’s, processturing en maatregelen, monitoring en verslaggeving;
• Modulor GS (Governance Solution) om de management cyclus als geheel in ogenschouw te nemen: vanuit de meer strategische doelstellingen, waarbij betrokken de omgeving zoals klanten, toezichthouders en andere stakeholders, dienen sturing en beheersing, ook wel ‘management control’ genoemd, vorm te krijgen; alleen zo kan men de bedrijfsprocessen hetgene laten doen, waarvoor men ze heeft opgelijnd en ingericht.

Modulor levert een complete oplossing voor het ontwerpen en vastleggen van de sturing en beheersing van organisaties. Met de Modulor software brengt u de actoren, de verbindingen en de verbindingskwaliteit in beeld: voor verschillende situaties, elk met een eigen invalshoek. Toepassingsterreinen zijn bijvoorbeeld: kwaliteitsmanagement, toetsing rechtmatigheid, business process management (BPM), internal control, risk management, management control, compliance (wet- en regelgeving) en corporate governance and control.

2. Haarscherpe beelden van bedrijfsprocessen

Modulor stelt de actoren, de onderlinge verbindingen en het samenwerken in bedrijfsprocessen voorop. Wanneer de verbindingen in het proces, de communicatie tussen mensen, aandacht krijgen als kritische factor voor succes, dan verbetert het resultaat en kan met grotere zekerheid de afnemer worden bediend. Daarom zal een goede procesbeschrijving altijd de keten van afspraken tussen mensen (afdelingen of werkplekken) zichtbaar maken. Alleen wanneer de actoren zichtbaar zijn, doorgrondt en verbetert u het bedrijfsproces tot in zijn kern. Denken en praten over bedrijfsprocessen geeft ineens veel meer plezier. Ter illustratie geven wij, zonder verdere uitleg, een beeld van de afhandeling van een reparatie in een garage.

3. Gemeenschappelijke database of repository

In de Modulor software werken alle software modules samen. Ze maken gebruik van een gemeenschappelijke database. Dit betekent dat wanneer u eerst ‘horizontaal’ de bedrijfsprocessen vorm geeft met bijvoorbeeld de Modulor PS of QS software en u later met behulp van een uitbreiding naar Modulor GS software ook de sturing en beheersing ‘verticaal’ langs de verantwoordelijke eenheden erbij wilt betrekken, de samenhang altijd is gewaarborgd: eenduidigheid en consistentie van het ontwerp en van de inrichting van uw managementsysteem zijn verzekerd. Het voorgaande betekent ook dat u via de ‘portal’ functionaliteit van de Modulor software allerlei overzichten kunt genereren en dwarsdoorsneden kunt verhelderen en analyseren.

4. Grotere eenvoud: 80% afname complexiteit

Onze klanten hebben ‘aan den lijve’ ondervonden hoe hun bestaande procesbeschrijvingen grotendeels zijn ‘verdampt’ en plaats hebben gemaakt voor compacte beschrijvingen op basis van de actor-gerichte aanpak in de Modulor software. Daarbij is geen sprake van ‘abstractie’, maar is de zeggingskracht van de procesbeschrijvingen juist toegenomen: de beelden zijn duidelijker, het is begrijpelijker wat er in de organisatie gebeurt, hoe de rollen zijn verdeeld en hoe de verhoudingen in de samenwerking van de verschillende werkeenheden zijn. (Zie ook ‘Procesmanagement: hoe processen beschrijven?’.)

5. Toepassingen: diverse voorbeelden

Klanten passen de Modulor software om uiteenlopende redenen toe. Omdat de problemen in een organisatie, de uitdagingen in de markt, de wensen en verwachtingen van klanten eigenlijk altijd betekenis hebben voor de bedrijfsvoering of de processen in de organisatie, grijpt men al snel naar dit gereedschap. Even een schets of tekening maken van het proces verheldert de discussie aanzienlijk en bevordert wederzijds begrip. We geven een aantal voorbeelden van mogelijke toepassingen:

• logistieke stroom bij verkoopkantoor verbeteren;
• kwaliteitsystemen i.v.m. ISO 9001 of HKZ implementeren en certificeren;
• procescontrol (ook wel genoemd ‘operational control’ of ‘operational risk’) invoeren;
• sturing en beheersing rond corporate governance vormgeven;
• werkwijze en procesvoering harmoniseren na fusie;
• interactie en samenwerking van verkoopafdelingen en productie verbeteren;
• ERP-systeem implementeren;
• kostenverlaging werkprocessen realiseren;
• doorlichten cliëntproces zorginstelling;
• ondersteunen projectmanagement vastgoedbedrijf met workflow.

6. Ervaring in verschillende branches

De afgelopen jaren is met de actor-gerichte invulling van procesmanagement en met het toepassen van de Modulor software veel ervaring opgedaan, zowel in kleinere als in grote en meer complexe organisaties. Tot de branches of sectoren waarin de Modulor software werd ingezet, behoren:

• woningcorporaties;
• verpleeg- en ouderenzorg;
• bureaus jeugdzorg en jeugdzorgaanbieders;
• welzijnsorganisaties;
• energievoorziening;
• openbaar bestuur;
• ingenieursbureaus;
• industrie: metaal, voeding, bouw, verpakking, productie, enzovoort;
• logistics service providers;
• financiële dienstverlening;
• gezondheidszorg: ziekenhuizen.

7. Vastleggen (stap 1) maar óók workflow (stap 2)

Onze klanten gebruiken de Modulor software (Modulor PS, QS) voor het beschrijven en ontwerpen van bedrijfsprocessen. In alle Modulor software is het uitgangspunt: ‘procesmanagement met de menselijke maat’. Dat betekent: menselijke actoren centraal en communicatie als verbinding tussen deze actoren. Maar voor veel organisaties is het beschrijven en ontwerpen van bedrijfsprocessen slechts een eerste stap op weg naar een kwaliteitssysteem of managementsysteem, naar harmonisatie van processen na een fusie, naar vastlegging van sturing en beheersing (AO/IC), al dan niet met aandacht voor operational risk.
Veel organisaties willen echter ook een volgende stap zetten: de bedrijfsprocessen actorgericht implementeren. ook dat is mogelijk met Modulor software. Modulor Technology ontwikkelde een workflow engine, de ActieManager, die naadloos aansluit op de actor-gerichte procesmanagementaanpak voor het beschrijven van processen. (Zie ook ‘Opzet implementatie procesmanagement en verbetering’.)

8. Voorbeelden actor based workflow management

Ter illustratie geven we enkele toepassingsvoorbeelden van de ActieManager van Modulor.
De ActieManager als klachtenmanager registreert meldingen over tekortkomingen, zet acties en maatregelen voor afhandeling of correctie uit en bewaakt deze acties en de afgesproken termijnen. Met de ActieManager voert u alle interacties of communicaties uit die nodig zijn voor het afhandelen van de klacht. Desgevraagd geeft de ActieManager op elk moment de stand van zaken weer: wie is met wie een afspraak aangegaan teneinde de klacht af te handelen en wat is de status van een deelproces tussen twee partijen? Met ‘een druk op de knop’ ziet de gebruiker de toestand in de keten van interacties en communicaties.
Ook rond het management van en de zorg voor personeel moeten vele acties en ketens van interacties worden uitgevoerd en bewaakt. Denkt u maar eens aan het perriodiek beoordelen en evalueren, aan het vastleggen van de vervolgafspraken, aan het volgen van trainingen en het vastleggen en evalueren van de resultaten, aan het bewaken van termijnen en van mijlpalen als jubilea, geboorte, enzovoort. De ActieManger als HRM-manager registreert de geplande, de uitgevoerde en te evalueren acties. Met de ActieManager maakt u tevens overzichten en analyseert u de bedrijfsvoering rond HRM.
Het adequate beheer van middelen, zoals gebouwen, machines, gereedschappen of meetinstrumenten vereist meer dan alleen het plannen en bewaken van activiteiten. Met de ActieManager wijst u de uitvoerder aan en koppelt deze de uitvoering weer aan u terug, waarmee sturing en bewaking van alle afspraken tussen betrokkenen zijn gerealiseerd.
Als u bent geïnteresseerd in een online demo van de Modulor software, dan kunt u dat aangeven via het reactieformulier.

Download:         

Gerelateerde artikelen:

1. Proces control als onderdeel van het Enterprise Control Systeem
2. Case SSHN, de studentenhuisvester in Nijmegen, brengt bedrijfsprocessen in kaart met Modulor software
3. Modulor
4. Procesmanagement: hoe processen beschrijven
5. Grip 4Sales
6. Service Delivery: niet het proces maar de prestatie telt
7. Krijg grip op uw productieproces
8. Mijn managers weten niet hoe ze moeten bezuinigen