Inhoudsopgave

1. BHV-plan en BCP vaak dubbel werk
2. De begrenzing van het BCP
3. Rampen niet in BCP; hooguit in BHV-plan
4. Raakvlakken draaiboeken BCP en BHV-plan
5. Voorkomen van dubbel werk bij BHV en BCP

1. BHV-plan en BCP vaak dubbel werk

Het plan voor bedrijfshulpverlening (BHV-plan), ook vaak bedrijfsnoodplan genoemd, en het Business Continuity Plan (BCP) zijn in feite broer en zus. Helaas zijn ze vaak geadopteerd door verschillende adoptieouders, die niets afweten van de familierelatie tussen beide.
Bedrijven moeten een BHV-plan hebben op grond van de ARBO-wetgeving. Meestal is het BHV-plan belegd bij de ARBO-coördinator, vaak een HRM-medewerker of in elk geval een mensgerichte medewerker. Het BCP komt voor uit de ‘harde’ kant van het bedrijf. Soms is dit de ICT-afdeling, waar vroeger het maken van calamiteitenplannen was belegd, soms ook de financiële afdeling, verantwoordelijk voor het jaarverslag, al dan niet onderworpen aan de code Tabaksblat.
Organisaties zijn wettelijke verplicht een BHV-plan te hebben. Binnen de meeste organisaties bestaat dit plan ook. Maar vaak is het hopeloos verouderd. De ARBO-coördinator zorgt er doorgaans wel voor dat de bedrijfshulpverleners periodiek naar cursus gaan, maar het BHV-plan zelf krijgt meestal weinig tot geen aandacht. Bovendien is het ook door de vernieuwde ARBO-wetgeving zelden meer up to date. De vernieuwde wet schrijft een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) voor, die moet leiden tot een plan van aanpak, maar die zelden wordt gedaan. Zo’n plan van aanpak zou een aantal preventieve maatregelen moeten beschrijven. Van oudsher richten BHV-plannen zich echter op situaties waarin calamiteiten daadwerkelijk plaatsvinden. Meestal wordt dan ook alleen het ontruimingsdeel geoefend.
Het BCP komt oorspronkelijk uit de hoek van de ICT en was altijd meer een ICT-uitwijkplan. De voorspelde calamiteit bij de eeuwwisseling illustreert dat. (Zie ook ‘ICT steeds minder het probleem bij een calamiteitenplan’.) De enige relatie met het BHV-plan was, dat brand of ontruiming van het gebouw een oorzaak kon zijn voor een calamiteit in de ICT. Inmiddels is dit calamiteitenplan echter uitgegroeid tot een Business Continuity Plan, waaronder ook andere calamiteiten vallen, die gevolgen hebben voor de bedrijfscontinuïteit. Er is nu sprake van een forse overlap met het BHV-plan. Vaak wordt daardoor werk dubbel gedaan. Want meestal hebben verschillende ouders deze ‘broer en zus’ geadopteerd en weten ze nauwelijks van elkaars bestaan af.

2. De begrenzing van het BCP

Voor het Business Continuity Plan (BCP) hanteren we de volgende definities:

Een calamiteit is een voorval dat langdurige uitval van resources en voorzieningen veroorzaakt, en daardoor als gevolg heeft dat de kritische bedrijfsprocessen van de organisatie worden verstoord en de dienstverlening aan haar afnemers stagneert. Uitval van resources en voorzieningen met stagnering van de dienstverlening als gevolg kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt door brand, overstroming, uitval van elektriciteit, afzetting van de omgeving door de autoriteiten enzovoort, maar ook door uitval van de ICT-infrastructuur, waardoor alle processen die afhankelijk zijn van deze ICT stil komen te liggen.

Business continuity heeft raakvlakken met vrijwel alle bedrijfsprocessen en aspectgebieden. (Zie ook ‘Inpassing Business Continuity BCP in BHV-plan, ICT en algemeen beleid veiligheid’.) Het BCP moet dan ook afgebakend worden, om te voorkomen dat werk dubbel wordt gedaan. Het Business Continuity Plan richt zich niet op het voorkomen van calamiteiten. Preventie is verankerd in de beheerprocessen van de organisatie. Zo zijn bijvoorbeeld dubieuze debiteuren in Nederland de belangrijkste oorzaak voor bedrijfsfaillissementen. Daarom zijn preventieve financiële beheermaatregelen vereist. Deze maatregelen worden dus niet opgenomen in het Business Continuity Plan. Het Business Continuity Plan richt zich ook niet op de bestrijding van calamiteiten zelf, het voorkomen van directe schade en de hulp aan slachtoffers. Dit alles wordt afgedekt door de BHV-plannen en de ontruimingsplannen.

Het Business Continuity Plan richt zich op het minimaliseren van de gevolgschade van een calamiteit.

Gevolgschade is schade die ontstaat, wanneer ten gevolge van een calamiteit kritische bedrijfsprocessen stil komen te liggen, zodat de dienstverlening aan klanten stagneert.

Gevolgschades kunnen zijn:

• gemiste omzet;
• claims;
• minder klanten.

De oorzaak van gevolgschade is doorgaans te vinden bij de ’single points of failure’ in de organisatie. Dit zijn die kritische resources en middelen, waarvan langdurig uitvallen genoemde schades tot gevolg heeft. Deze gevolgschades zijn doorgaans onverzekerbaar en drukken dus onmiddellijk op het bedrijfsresultaat. Zo zijn bijvoorbeeld bij brand het gebouw, de inboedel en de voorraden verzekerd maar de kosten van gemiste omzet, aansprakelijkheid voor te late levering en weglopende klanten niet. Op beperking van deze schade richt zich dus het BCP.

3. Rampen niet in BCP; hooguit in BHV-plan

Ook richt het BCP zich niet op rampen die niet te voorkomen zijn en waarvoor geen draaiboek te maken is, hoe ermee om te gaan. Voorbeelden die gelden voor de meeste organisaties:

• overstroming door grootschalige doorbraak van zeedijken;
• oorlogssituaties;
• uitbraak van een pandemie;
• oliecrisis;
• interne sabotage door sleutelmedewerkers;
• stapeling van onafhankelijke calamiteiten.

De keuze om bepaalde risico’s te accepteren moet uiteraard wel bewust worden gemaakt; het Business Continuity Plan is niet een rariteitenkabinet van onwaarschijnlijke rampen, waarom niemand zich in de praktijk druk maakt, maar een plan om reële risico’s te kunnen managen. (Zie ook ‘Keuzes en aanpak voor uw Business Continuity Plan BCP of calamiteitenplan’.)
Het BHV-plan kan wel ingezet worden bij verschillende rampen. Standaardonderdeel van dit plan is het in veiligheid brengen van de medewerkers en gasten in het gebouw en de eerstelijns hulpverlening aan slachtoffers. En daartoe beperkt zich ook het BHV-plan.

4. Raakvlakken draaiboeken BCP en BHV-plan

Op hoofdlijnen ziet het draaiboek voor het BCP er als volgt uit:

Figuur 1: Draaiboek voor het BCP

Het stappenplan voor een calamiteit in termen van het BHV-plan is weergegeven aan de linkerkant. Het draaiboek voor een melding aan de meldkamer of op het alarmnummer staat beschreven in het BHV-plan tot aan het punt waarop onderzocht wordt of uitwijk noodzakelijk is. Het BCP beschrijft dus niet de afhandeling van deze melding en niet de ontruiming.
Als het gaat om een melding bij de servicedesk van de ICT of de Technisch Dienst, dan treedt het BHV-plan doorgaans niet in werking. Ontruiming is meestal niet aan de orde. De servicedesk probeert het incident op te lossen en als dit niet lukt, kan het incident escaleren tot een calamiteit en kan men het crisisteam inschakelen. Dit scenario staat wel beschreven in het BCP en wordt in de afbeelding aangegeven aan de rechterkant.
De coördinatie van de activiteiten van zowel het BHV-plan als het BCP berust bij het crisisteam. De kern van het crisisteam uit het BHV-plan vormt daarom tevens het crisisteam voor het BCP. Afhankelijk van de aard van de calamiteit kunnen er leden aan dit team worden toegevoegd.
Het crisisteam beslist of er uitgeweken gaat worden en zo ja welke bedrijfsfuncties hiervoor het eerst in aanmerking komen. Vervolgens activeert het crisisteam de operationele teams, die de meest kritische bedrijfsfuncties moeten herstellen. Deze teams hebben elk hun eigen draaiboek en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan.
Een speciale positie wordt ingenomen door het team voor bedrijfscommunicatie. Dit team werkt nauw samen met het crisisteam. Het draaiboek voor crisiscommunicatie kan een bijlage bij het BHV-plan zijn maar ook een onderdeel van het BCP. Voorkomen moet worden, dat het twee keer gemaakt wordt. Wel moet ervoor gezorgd worden, dat het communicatiedraaiboek niet alleen gericht is op de calamiteit zelf, maar ook op het herstel van de communicatie bij een gedegradeerde dienstverlening van de organisatie. Verder speelt de beschikbaarheid van het centrale inkomende telefoonnummer een belangrijke rol. (Zie ook ‘Uitwijk telefooncentrale haalt communicatieplan bij calamiteit vaak onderuit’.)
Zodra de meest kritische bedrijfsfuncties hersteld zijn, wordt dit gemeld aan het crisisteam . Het crisisteam kan dan besluiten om de teams te activeren voor de volgende fase.

5. Voorkomen van dubbel werk bij BHV en BCP

In het vorige hoofdstuk hebben we al aangegeven, dat de meldingsprocedures voor het BHV-plan en het BCP voor een groot deel samenvallen en dat ook het crisisteam meestal hetzelfde is. Ook moet er sprake zijn van één draaiboek voor crisiscommunicatie. Het spreekt vanzelf, dat in deze gevallen ook de procedures identiek moeten zijn. Helaas blijkt in de praktijk vaak, dat deze twee keer zijn gemaakt en ook niet identiek zijn. Zeker bij een crisis kan dit tot misverstanden leiden. Vaak wordt dit veroorzaakt, doordat het BHV-draaiboek reeds bestaat en de procedures slechts lopen tot het moment, waarop iedereen in veiligheid is gebracht. Voor het BCP is dit niet toereikend en dus zullen de procedures uit het BHV-plan uitgebreid moeten worden.
Verder bevatten beide plannen vaak bereikbaarheidslijsten van medewerkers, leden van de crisisorganisatie, hulpverleners en relaties. Ook bij het BCP is er behoefte aan bereikbaarheidsgegeven van toeleveranciers en belangrijke klanten. Omdat dergelijke lijsten zeer onderhoudsgevoelig zijn, moeten ze niet dubbel worden gemaakt en onderhouden. Anderzijds moet er wel op worden toegezien, dat alle bereikbaarheidslijsten die nodig zijn voor het BCP ook daadwerkelijk aanwezig zijn.
Ogenschijnlijk lijkt het, dat integratie van het BHV-plan en het BCP voor de hand ligt. Dat is echter niet verstandig. Operationeel zijn er geheel andere medewerkers bij betrokken en in crisistijd hebben die medewerkers belang bij een draaiboek dat zo ‘lean and mean’ mogelijk is. Wel moet bij onderhoud op één van deze plannen steeds bekeken worden of dit ook gevolgen heeft voor het andere plan.
Bovendien gaat het BHV-plan meer in op de calamiteit zelf en wordt per calamiteit vaak een uitwerking gemaakt. Het BCP heeft een meer generiek draaiboek en gaat in op de effecten van een calamiteit in termen van uitval van resources en middelen.
Integratie van het BHV-plan en het BCPis om deze redenen niet aan te bevelen. Wel moeten beide plannen op elkaar afgestemd worden en moet dubbel werk worden voorkomen.
Kortom, voor organisaties die beschikken over een goed BHV-plan is het maken van een BCP vaak niet zo ingewikkeld. (Zie ook ‘Keuzes en aanpak voor uw Business Continuity Plan BCP of calamiteitenplan’.) Helaas zijn veel BHV-plannen opgesteld vanuit een beperkte optiek (vaak alleen vanuit brand- en explosiegevaar). Ze hebben dan te weinig input die bruikbaar is voor het BCP. Toch is afstemming op dat moment wenselijk om het arbeidsintensieve onderhoud later niet dubbel te hoeven doen en om misverstanden bij de uitvoering te voorkomen.

Herziene versie: 30 augustus 2010

Download: