ZBC Kennisbank

MKB mist ICT-boot door gebrek aan inkoop expertise

 

Bij de ICT is het inkoopproces zich in hoog tempo aan het veranderen. Kwamen inkopers vroeger pas tevoorschijn als er over de prijs of de voorwaarden onderhandeld moest worden, tegenwoordig vervullen zij steeds meer de rol van regisseur van het inkoopproces. De business van afnemers is daardoor beter in staat datgene te krijgen wat men nodig heeft. Naast een lage prijs worden risico’s en kwaliteit steeds belangrijkere factoren.

Belangrijke trend is, dat  steeds meer ICT wordt ingekocht als een dienst op basis van een abonnement. Dat wordt aangeduid als cloud computing. Inmiddels is het ICT-lexicon verrijkt met begrippen als HaaS (Housing as a Service), waarbij de apparatuur buiten de eigen muren in een datacenter van een derde wordt geplaatst, IaaS (Infrastructure as a Service), waarbij de afnemer apparatuur huurt en natuurlijk SaaS (Software as a Service), waarbij de complete ICT de deur is uitgedaan. Het is een van de duidelijke tekenen van het ontstaan van een subscription economy: steeds meer producten verdienstelijken. De mobiele telefoon is een goed voorbeeld: het dure apparaatje wordt weggegeven bij een abonnement.

Impact subscription economy op contracten

Jeroen Voorhuis is partner bij Accenture, een van de grootste dienstverleners op het gebied van ICT. Vele organisaties hebben processen, waaronder ook inkoopprocessen, aan dit bedrijf uitbesteed. Voorhuis verwacht dat de subscription economy een grote vlucht zal nemen, met consulting as a service en business as aservice. Meer en meer ICT wordt de deur uitgedaan, zo is de verwachting. De ICT-markt wordt volwassen, ICT wordt nog bedrijfskritischer en wordt steeds meer als een standaarddienst in abonnementsvorm via internet door toeleveranciers aangeboden. Dat laatste zou kunnen betekenen dat de afhankelijkheid van toeleveranciers, aangeduid als lock-in, afneemt: je kunt je abonnement bij wijze van spreken elk moment opzeggen. In de praktijk ligt het wat complexer, want door cloud computing zijn applicaties en data buiten de eigen muren gebracht. Dat roept vragen op over onder meer beveiliging, gegevensopslag en de invloed op wijzigingen. Een goed contract was dus nog nooit zo belangrijk.

Best value procurement voor prestatie-inkoop

Neemt door cloud computing de afhankelijkheid van toeleveranciers af, tegelijkertijd neemt die door het al maar grotere belang van ICT voor de business juist toe, weet Bussemaker van CIONET. Dat leidt tot nieuwe allianties. De recente samenwerking tussen ’s werelds grootste chipmachinebouwer ASML en ’s werelds grootste chipfabrikant Intel is een goed voorbeeld. Daarbij is de ICT-markt volwassen aan het worden. Inkopende partijen hebben meer verstand van zaken, vaak door schade en schande wijs geworden. Ze zijn met nieuwe inkoopconcepten als best value procurement expliciet op zoek naar de toegevoegde waarde van de leverancier. Ze trekken op met een beperkt aantal voor hen belangrijke ICT-toeleveranciers. Alleen zo zijn de snelle veranderingen bij te benen. Aanbesteden op prijs is voor ICT-diensten niet meer van deze tijd. (Zie ook ‘Best Value Procurement of prestatie-inkoop voor ICT-projecten’.) Afspraken worden meer en meer vastgelegd in service level agreements (SLA). En dan gaat het niet meer om het standaard SLA van de leverancier, maar overeenkomsten met wederzijdse kritische prestatie-indicatoren (KPI). Kortom, de contractpartners rekenen elkaar af, in plaats van dat de inkopende partij KPI’s oplegt aan de toeleverancier. De rol van inkoop bij de aanschaf van ICT wordt groter, omdat steeds meer ICT-diensten worden uitbesteed. Inkoop moet gaat uitblinken op het gebied van selecteren, contracteren en signaleren:

Selecteren

Bij het selecteren van ICT-leveranciers speelt inkoop nu een bescheiden rol. Dat zal veranderen, omdat er meer zal worden uitbesteed. “De in te kopen producten worden complexer, als complete service ingekocht”, meent Jeroen Voorhuis van Accenture. “De inkoper zal meer productkennis moeten hebben, omdat het goed kunnen vergelijken van de producten anders niet mogelijk is.” Putters van Capgemini verwacht dat door cloud computing functioneel specificeren aan belang zal winnen. De traditionele indeling in hardware, software, implementatie en dergelijke vervaagt. Ze worden gebundeld in complexe diensten. Die diensten leiden tot complexere contracten en daardoor tot een toenemend gebruik van SLA’s. Met het verdwijnen van de ICT-silo’s, verdwijnen ook de inkoopsilospecialisten. Inkoopvaardigheden zoals netwerken en de business kunnen faciliteren worden belangrijker.

Contracteren

Contract- en leveranciersmanagement zullen aan belang winnen. Aan een cloud-contract worden andere eisen gesteld dan aan een traditioneel softwarelicentiecontract. We noemden al aspecten als privacy en datagebruik. Niet alleen de eigendom van de data is een aandachtspunt, maar ook de toegang tot de data als de leverancier omvalt. “Hoe kom je aan data die ergens in de cloud zitten”, aldus IT-contractspecialist Seelt. “En, welke waarborgen biedt de toeleverancier ten aanzien van het op langere termijn in de lucht houden van de cloud-dienst?” De ervaring heeft hem geleerd dat de beste contracten en de beste deals ontspruiten aan een multidisciplinaire aanpak. “Waar inkoop uit besparingsmotieven het initiatief neemt, ontstaan gedrochten van deals”, constateert hij. De business moet worden betrokken. De inkoper is in de eerste plaats de procesbegeleider, niet de proceseigenaar. Alles begint met een goed contract, maar vervolgens komt het aan op een goede implementatie van de afspraken en op contract- en leveranciersmanagement. Omdat de software de deur uit is gedaan en de data ergens tussen hemel en aarde hangen, wordt ook risicomanagement belangrijk. Dat laatste is geen sterke kant van inkoop. Contractmanagement heeft momenteel de belangstelling van inkoop. Met name ICT-contracten behoeven aandacht, omdat de ervaring heeft geleerd dat uitbestedingsdeals door slecht contractmanagement in de praktijk verre van het gewenste resultaat brengen.

Signaleren

Omdat ICT niet alleen steeds belangrijker wordt voor de bedrijfsvoering, maar ook tot nieuwe businessmodellen kan leiden, moet de inkoper meer verstand van ICT-zaken krijgen, vindt Bussemaker van CIONET. Ken je toeleveringsmarkt. Wat zijn de belangrijke spelers? Wat zijn trends en hypes? De inkoper kan degene zijn die bij de zoveelste hype olie op de golven gooit. Diezelfde inkoper moet ook signaleren of er wel voldoende capaciteit in de toeleveringsmarkt is. Er mag dan een grote werkloosheid in Europa zijn, maar tegelijkertijd zal er naar verwachting binnen afzienbare tijd een tekort aan ICT’ers ontstaan. Recent presenteerde Neelie Kroes, vicevoorzitter van de Europese Commissie belast met de digitale agenda, haar Grand Coalition for ICT Jobs. Inkopers kunnen voor hun ICT-collega’s de oren en ogen in de toeleveringsmarkt zijn. Wie anders?

Relatie-inkoop en ICT

Door de hiervoor genoemde trends verandert de positie van inkoop in de organisatie. Vooral die ten opzichte van ICT. “Inkoop en ICT zijn van elkaar vervreemd geraakt. De ontwikkelingen gaan snel, daardoor is er nogal wat onbegrip ontstaan”, meent ICT-portfoliomanager rijksoverheid Van Zon. Hij ziet een kentering, omdat beide partijen door de bezuinigingen in elkaars armen worden gedreven. Van Zon speelt hierbij een belangrijke verbindende rol. Deze beweging lijkt te worden bespoedigd door de bundeling van inkoopexpertise in een beperkt aantal inkoopuitvoeringscentra. Bussemaker van CIONET ziet de relatie tussen inkoop en ICT veranderen. “Inkoop werd vooral ingeschakeld om op het eind nog even over de prijs te onderhandelen. Nu zie ik inkoop invloedrijker worden, omdat ze het samen met ICT hebben over innovatie.” Beide disciplines trekken meer met elkaar op. Door het uitbesteden van diensten naar de cloud verschuift de rol van ICT steeds meer van technisch naar functioneel. Door ontwikkelingen als cloud computing, bring your own device en social media komt de business meer aan het roer. Wil de inkoper een relevante rol spelen, dan moet hij organiseren dat kennis van ICT ook meegenomen wordt bij de inkoop. Inkoop moet dus nog dichter tegen management, ICT en verkoop aan zitten. Bij Gasunie zijn ze al een stap verder als het gaat om de steeds hechter wordende samenwerking tussen inkoop en ICT. Inkoopdirecteur Gevers ontwikkelde met zijn mensen een systematiek met een beslissingsboom om niet alleen met ICT-collega’s aan tafel te komen, maar ook om snel op één lijn te komen. In deze beslissingsboom staat de make-or-buy-vraag centraal: zelf doen, samen doen of laten doen. Voorts zitten twee ICT-inkopers van Gasunie de halve week op de ICT-afdeling.

Inkoop ICT-diensten in het MKB

MKB-bedrijven zijn in het nadeel bij deze ontwikkelingen. Hun ICT’ers zijn  vaak technisch gericht en functies als inkopers van diensten, CIO’s en functioneel beheerders zijn er veelal niet of deze zijn nog weinig volwassen. MKB-bedrijven kunnen vaak weinig meer dan selecteren op de blauwe ogen van de leverancier en kiezen voor de laagste prijs. Van oudsher besteden MKB-bedrijven al veel uit,  in de meeste gevallen om ’operational excellence’ te verkrijgen via standaarddiensten tegen acceptabele kosten. In feite gaat het dan om het werk dat een gemiddelde ICT-afdeling doet. En dat kan dus ook door ICT’ers worden ingekocht. Vaak betrof het zaken die men niet zelf wilde doen. Tegenwoordig moet het MKB meer verwachten van zijn ICT-leveranciers. Vooral ICT in de vorm van procesautomatisering, ERP-systemen en management rapportages wordt steeds belangrijker. Maar hier is ICT in feite alleen iets wat onder de motorkap zit. Het gaat om de betekenis voor de business. Het gaat dus tegenwoordig om meer dan operational excellence. Het gaat om dingen die het bedrijf zelf niet kan doen. (Zie ook ‘Functioneel beheer en inkoop vaak bottlenecks in de ICT-leveringsketens’.) Inkoop door ICT’ers is daarom nu geen optie meer. Falende ICT-diensten kunnen direct impact hebben op het primaire proces van de organisatie en dus op de bedrijfcontinuïteit. Dus wordt de inkoop van ICT-diensten zeker voor het MKB van strategisch belang. (Zie ook ‘Zeven tips voor het inkopen van ICT-projecten’.) Allereerst door het realiseren van tientallen procenten besparing op de investeringen. En daarna natuurlijk op het SLA. Immers voor je het weet, heb je contractueel geregeld dat je voor jaren vastzit aan een ICT-voorziening, die je niet wilt hebben en waarvoor je ook zelf geen oplossing hebt.
Meer tips, die MKB-bedrijven kunnen toepassen om ervoor te zorgen, dat projecten datgene oplevert wat bedoeld wordt, vind je in ‘Projectmanager 2.0 in de praktijk – gratis E-book‘.

Bron: Freek Andriesse, ‘ICT-inkoop in de wolken’. In: NEVI Jaarthemaboek 2013-2014.
DownloadDownload artikel als MS Word document Download artikel als PDF document Print deze pagina Verstuur deze pagina naar een vriend (email)
Auteur(s): Wiebe Zijlstra | 29 januari 2014 | Copyright: ZBC


One Response to “MKB mist ICT-boot door gebrek aan inkoop expertise”

  1. Ad Gerrits schreef:

    Lekker helder artikel weer. Waar ik wat moeite mee heb is de constatering dat “inkoop” van heel veel zaken verstand zou moeten gaan krijgen. Een alleskunner is natuurlijk altijd handig, maar gelet op de vele aspecten die inkoop van bedrijfskritische diensten kent lijkt het me realistischer om van partijen te verwachten dat ze vooral goed leren samenwerken en ieder hun expertise kunnen inbrengen.
    Mbt het MKB denk ik dat het goede nieuws is dat er steeds meer (IT-gerelateerde) diensten komen die steeds minder in-huis expertise vereisen. Neem bijv. een relatiebeheersysteem. Waar je daarvoor eerder allerlei experts nodig had kun je -met een beperkt eisenpakket- tegenwoordig voor een luttel abonnementsbedrag verrassend goede gehoste software daarvoor gebruiken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *