ZBC Kennisbank

Hoeveel ERP wilt u hebben

 

ERP-systemen zijn vaak als een groot blok graniet, enerzijds sterk en betrouwbaar, anderzijds hoekig, weinig transparant en niet flexibel. Als uw organisatie met behulp van goede consultants eindelijk het gewenste beeld heeft gebeiteld uit dit blok graniet, dan zult u ontdekken dat dat beeld nog steeds van graniet is. Het beweegt vooral niet mee met de behoeften van uw organisatie. En dat heeft niets te maken met het goed of slecht zijn van het ERP-systeem. Waar het om gaat is dat u nauwkeurig zult moeten bepalen waarvoor u ERP wel en vooral ook niet wil inzetten.

Laten we het eens vergelijken met uw auto. Die is niet specifiek voor u gemaakt, maar u kunt wel zelf bepalen hoe hard u ermee rijdt en wat u in uw handschoenenkastje stopt. Hetzelfde geldt voor de CD-speler die u misschien in uw auto heeft. Welke CD’s en dus welke muziek u daarmee beluistert, kiest u ook zelf. Waarschijnlijk hebt u een standaardrouteplanner, maar uw bestemming bepaalt u zelf. Ook de spiegels zijn natuurlijk standaard, maar ze kunnen voor iedere bestuurder versteld worden. Tenslotte zijn er de motor en de carrosserie. Die zijn ook standaard, maar die moeten vooral degelijk en betrouwbaar en vooral niet flexibel zijn.

Wanneer wel en wanneer geen ERP?

Ook in uw organisatie zijn er onveranderlijke, stabiele processen en informatieverzamelingen die betrouwbaar en voorspelbaar moeten zijn. Meestal bevinden deze processen zich in de backoffice. Een voorbeeld is het financiële proces. Processen in de frontoffice moeten beweeglijker zijn. U bent immers klantgericht en u wilt uw klant graag bedienen. En natuurlijk wilt u ook efficiënt zijn. U biedt dus een standaardbasisproces aan, dat flexibel aangepast kan worden aan de behoeften van de klant. Vergelijk het met die spiegels, routeplanner enzovoort van uw auto, die steeds aan de bestuurder aangepast kunnen worden.
Veel bedrijven proberen echter ook flexibele processen en informatieverzamelingen in hun ERP te stoppen. Ze komen er dan achter dat het ERP-systeem toch echt van graniet is. Leveranciers en consultants denken misschien dat ze als een kunstenaar kunnen omgaan met graniet. Maar dat blijkt meestal een illusie. (Zie ook ‘ERP selectie en implementatie: eerst van een muis een olifant maken en daarna omgekeerd’.) Als u flexibiliteit in uw ERP wilt stoppen is het alsof u de buitenspiegel van uw auto, die toch flexibel moet zijn, in een stand dwingt die u zelf niet meer kunt veranderen zodra u eenmaal voor die stand heeft gekozen. Vanaf dan moet u met die bepaalde stand verder leven. De spiegel met veel kracht bijstellen leidt er toe, dat deze gewoon afbreekt. Gevolg: frustratie en nog meer extra kosten. Alleen de leverancier kan er nog voor zorgen dat uw buitenspiegel anders wordt ingesteld.

Bedrijfssoftware: geen ERP maar een platform

Veel ERP-leveranciers pretenderen een bedrijfsoplossing te bieden. Hoewel de functionaliteit van hun oplossing dan misschien wel toereikend is, is deze totaal onbruikbaar voor processen die flexibel moeten worden ingericht. Veel ERP-systemen hebben bijvoorbeeld een projectenmodule. Er is echter geen projectleider die er soepel mee kan omgaan. Zo’n module moet u dus niet willen.
Kies daarom niet voor een ERP-systeem, maar voor een platform waar verschillende soorten software moeiteloos geïntegreerd kunnen worden. En niet het ERP-systeem maar het platform dient centraal te staan. Voorbeelden van zulke platforms zijn Oracle, Microsoft en Google Apps. In het artikel ‘Architectuur rondom ERP-software’ wordt dit verder uitgewerkt. Binnen dit platform kiest u de specialistische tools die tegemoetkomen aan uw wensen en eisen, ook met betrekking tot flexibiliteit en aanpassingsgemak. ICT is er tenslotte voor de gebruikers en niet voor de ontwerpers en de beheerders. Die horen op de achtergrond te werken aan dit bedrijfsmiddel, dat gebruikers in staat moet stellen om topprestaties te leveren. (Zie ook ‘Wie verlost bedrijven van hun ICT-ers’.) Zo is het toch ook geregeld met bijvoorbeeld uw wagenpark?
ICT’ers moeten oplossingen brengen en niet specificaties halen. Zij zijn de specialisten in software en hardware en zij moeten weten, dat je geen bromfietsmotor in een vrachtauto moet stoppen en omgekeerd, als u dit mogelijk in uw onwetendheid zou vragen. U mag verwachten dat zij een standaardproduct zodanig assembleren, dat u het zelf flexibel kunt inregelen op uw behoeften. Net als die spiegels, die routeplanner en die CD-speler van uw auto.

Waarvoor gebruikt u uw ERP-systeem wel?

Laten we eens een redelijk doorsnee bedrijf in Nederland nemen met tussen de 5 en 200 medewerkers, dat produceert of engineert op order. Schrik niet, ik bedoel bouwbedrijven, ICT-bedrijven, overheden, veel zorginstellingen, zakelijke dienstverleners, notarissen, service-organisaties, cateringbedrijven, ingenieursbureaus, uitzendbureaus, badkamerwinkels, klusjesmannen. Hiervan kennen we vele duizenden in Nederland. Het primaire proces verloopt als volgt:

  • maken van afspraken met de klant over prijs/prestatie (al dan niet vastgelegd in een formeel contract en al of niet voorafgegaan door een acquisitie- en offertetraject);
  • uitvoeren planning en eventueel inkopen van materiaal/resources;
  • verantwoorden bestedingen en eventueel bijsturen planning en hierover rapporteren aan de klant;
  • consolidatie in de financiële administratie.

Strikt genomen zitten hier maar een paar punten in, die in graniet gebeiteld kunnen zijn:

  • de klantorder;
  • de inkooporder;
  • de financiële administratie;
  • de debiteuren en crediteuren bewaking.

Voor deze punten kunt u heel goed een standaardoplossing gebruiken. Maar de rest van het proces moet eenvoudig aangepast kunnen worden onder meer aan de klant, aan de omvang en de aard van de opdracht, aan de benodigde materialen en aan het feit of er wel of niet projectmanagement uitgevoerd wordt. U moet dat niet proberen onder te brengen in het ERP-systeem. Dat past alleen met veel extra inspanningen en soms met trucs, waardoor het ERP-systeem nog minder doorzichtig wordt dan het al was. U kunt dan ook het aantal gebruikers beperken en dat is mooi, want ERP-systemen staan bepaald niet bekend om hun gebruikersgemak. Bovendien heeft u minder licenties nodig en de implementatiekosten zullen lager zijn.
De specialistische tools kunt u, zoals u verderop zult zien, onderbrengen in uw Sharepoint omgeving. De informatie uit deze tools deelt u eveneens via Sharepoint. Onderstaand wordt dit schematisch weergegeven:

Veel problemen met ERP-systemen zoals bijvoorbeeld bij overheden zijn terug te voeren tot de essentiële fout dat men flexibele processen in een ERP-systeem wil stoppen. Alleen een zuiver productiebedrijf zoals een bedrijf voor massaproductie of een pretpark kan zonder problemen meer zaken in zijn ERP-systeem stoppen.

Hoe omgaan met de processen buiten het ERP-systeem?

De processen die u niet in uw ERP-systeem stopt, wilt u natuurlijk ook ondersteunen met ICT. Bovendien wilt u ze aansluiten op het ERP-systeem. Om dit te realiseren is het nodig, dat u kiest voor een platform, waarbij gegarandeerd allerlei software behorend tot dat platform eenvoudig ingeplugd kan worden, zodat er geen functionaliteiten in het ERP-systeem gepropt hoeven worden.
Laten we voor het gemak uitgaan van Microsoft als platform. De meeste bedrijven in Nederland gebruiken dit toch al als belangrijk onderdeel van hun software architectuur. Uiteraard is onderstaande eenvoudig te vertalen naar andere platformen. Uitgaande van Microsoft wordt het ERP-systeem MS Dynamics AX dan wel NAV. Medewerkers in bedrijven die leveren op order hebben vaak behoefte aan informatie- en kennisuitwisseling, communicatie en afstemming, mogelijkheden tot eenvoudige registratie van gebeurtenissen en feiten. Denk hierbij aan commerciële medewerkers, baliemedewerkers, service medewerkers, projectleiders. MS office is hiervoor heel geschikt, maar dan is nog wel integratie nodig van het geheel. Binnen het Microsoftplatform is Sharepoint hiervoor het geschikte tool. Met Sharepoint kunnen informatie, processen en systemen geïntegreerd worden en u kunt er 7*24 en overal gebruik van maken. Ook biedt Sharepoint goede mogelijkheden om de data zelf te beveiligen. Meer hierover vindt u in het artikel ‘Architectuur rondom ERP-software’.
Sharepoint is op zich een lege doos waarin je verschrikkelijk veel spullen kunt stoppen. Dat is ook de belangrijkste valkuil. Het kan snel uitgroeien tot een Winkel van Sinkel. Daarom is het nodig om de processen die data uitwisselen met het ERP-systeem strak te trekken in Sharepoint door hiervoor een workflow in te richten. Dat betekent dat er inderdaad een klantorder wordt aangemaakt met een aantal verplichte velden, die ook in het ERP-systeem gebruikt worden. Voor zover beschikbaar worden deze velden door het ERP-systeem automatisch ingevuld. En de verplichte velden in Sharepoint worden na de noodzakelijke fiatteringen in de database van het ERP-systeem gezet (zonder dubbele invoer van gegevens). Alle niet verplichte documentatie rond de klantorder zoals de offerte aanvraag, de offerte, achtergrondinformatie en gesprekverslagen worden gewoon opgeslagen in Sharepoint en zijn altijd beschikbaar voor hergebruik. Ditzelfde geldt voor processen als inkooporders, urenverantwoording, verbruik van materialen en resources enzovoort.
Voor het snel en flexibel aanpassen van de workflows kan Nintex gebruikt worden, dat bovendien de status van iedere opdracht en iedere proces weergeeft en ervoor zorgt dat Sharepoint een notificatie stuurt naar de medewerker die de volgende stap in de workflow moet uitvoeren.

Wat betekent dit in de praktijk?

U ziet de bui natuurlijk al hangen. U heeft licenties nodig voor Dynamics, voor Sharepoint, voor Office, voor Nintex en vanzelfsprekend voor de laatste versies, omdat alleen die goed samenwerken. Dat gaat een vermogen kosten. Om nog maar te zwijgen over de kosten voor ICT-consultants, die dit geheel passend moeten maken voor uw organisatie. Vijf jaar geleden zou u gelijk gehad hebben. Maar de tijden zijn veranderd en ICT-diensten zijn meer volwassen geworden.
Laten we even terugkeren naar die auto. Met alles er-op-en-er-aan is die minstens zo complex als de hierboven beschreven oplossing. Toch laat u die auto niet specifiek voor uzelf bouwen. U gaat niet naar de fabriek om te kijken hoe de motor wordt gemaakt. U gaat gewoon naar de showroom en u zoekt een auto uit. U bepaalt eerst of u een vrachtauto, bestelbus, personenauto, boodschappenautootje of wat dan ook wilt hebben. U bekijkt merk en types en u kiest voor kleuren en accessoires. Dat alles in de auto samenwerkt, daar gaat u van uit. Als u de auto gekocht hebt, vult u uw handschoenenkastje met uw spullen, u stopt uw CD in de CD-speler, u zet uw bestemmingen in de routeplanner, u stelt de spiegel in op hoe u achter het stuur zit, u start de motor en rijdt weg met de door u gewenste snelheid.
Met een ICT-oplossing is het in feite net zo. Voor 95% of meer van uw bedrijfsprocessen geldt, dat deze in tig bedrijven voorkomen. Hiervoor zal dus ook vast een oplossing bestaan, zodat u proven technology kunt kopen. U kunt zelfs (deels) kiezen voor een lease-constructie via SaaS. Dan hoeft u zelfs niet te investeren en hoeft u zich niet druk te maken over allerlei facilitaire zaken. En als uw ‘auto’ een keer weigert, wordt snel ‘vervangend vervoer’ geregeld.
Het betekent wel dat uw ICT-inkoopproces totaal verandert. U koopt geen computers, software en allerlei andere spullen meer, die vervolgens specifiek voor u in elkaar gesleuteld moeten worden, maar u schaft gewoon een standaardoplossing met service aan, waarbij u leert om zelf de ‘routeplanner, de spiegels en de CD-speler’ te bedienen, zodat u die 5% die uw organisatie specifiek maakt, zelf kunt inregelen. (Zie ook ‘Functioneel beheer en inkoop vaak bottlenecks in de ICT-leveringsketens’.)
Het betekent dat u ook verlost bent van al die consultants, die bij u de specificaties komen halen. De auto die u wilt, koopt u ook op een beeld dat u in uw hoofd heeft. Daar gaat u geen specificatie van 30 kantjes voor schrijven. De aanbieder vertelt u de eigenschappen van zijn oplossing en licht toe waarom zijn oplossing de beste is voor u. Dat verkoopverhaal neemt u natuurlijk met een korreltje zout en u laat het ook nog eens vertellen door een aantal andere aanbieders met soortgelijke oplossingen. En dan kiest u voor de beste prijs/prestatie met uiteraard de garantie dat onvolkomenheden worden opgelost door en voor rekening van de aanbieder. Alles wat u zelf moet doen is een stukje onderhoud, benzine tanken en het wassen van de auto.

Inkopen van ICT en ERP wordt belangrijk

Er zijn vele duizenden ICT-bedrijven in Nederland. Een aantal zijn volwassen, maar de meeste nog niet. Ook kunnen veel ICT-dienstverleners geen complete auto’s leveren. Ze zijn gespecialiseerd in spiegels, bumpers of de motor. Ze zijn ook niet bereid om garanties te geven, die verder gaan dan tot de deur. En voor lease-constructies zijn ze helemaal niet in. Ze willen liefst dat u betaalt voordat u in het dagelijks gebruik merkt, dat de gewenste prestatie toch niet helemaal geleverd is.
Bij de inkoop zijn er dus een aantal zaken van belang:

  • een duidelijk beeld van de gewenste functionaliteit  in doelstellingen;
  • inzicht in de volwassenheid van aanbieders en weten hoe dit eenvoudig getoetst kan worden;
  • in staat zijn om meerdere offertes te krijgen, die vergelijkbaar zijn;
  • voldoende inzicht in de markt om volwassen dienstverleners te vinden; reputaties van ICT-bedrijven zeggen zelden iets over hun volwassenheid (zie ook ‘Waarom tarieven van grote ICT-dienstverleners hoger zijn’);
  • de offerte verlagen door maatwerkcomponenten te vervangen door de assemblage van flexibele standaardcomponenten;
  • kennis van hoe een contract met een ICT-leverancier opgebouwd moet zijn (zie ook ‘Tips voor een begrijpelijk SLA of ICT-contract’);
  • toezicht houden op de leverancier, of u inderdaad krijgt wat u afgesproken hebt.

Meestal begint inkoop met het opstellen van een korte en duidelijke RfP, die doelstellingen en knock-out criteria aangeeft en die ervoor zorgt dat ICT-aanbieders niet alleen onderling te vergelijken prijs/prestatie offreren, maar ook moeten aangeven of ze ‘proven technology’ aanbieden en ervaring hebben met de assemblage hiervan en verder dat ze voldoen aan alle gestelde eisen en wensen. In het artikel ‘Zeven tips voor het inkopen van ICT-projecten’ geven we meer best practices voor dit inkoopproces.
Een ERP systeem is dus niet meer de totaaloplossing voor uw bedrijfsautomatisering, maar wel de betrouwbare motor in het geheel. En natuurlijk moet die motor zoveel mogelijk onzichtbaar blijven onder de motorkap.

DownloadDownload artikel als MS Word document Download artikel als PDF document Print deze pagina Verstuur deze pagina naar een vriend (email)
Auteur(s): Wiebe Zijlstra | 21 mei 2013 | Copyright: ZBC


One Response to “Hoeveel ERP wilt u hebben”

  1. Steven Hendrickx schreef:

    Beste,

    Top artikel! Zeer duidelijk 🙂

    Ik vraag me af of er een makkelijke manier is om te weten te komen welke bedrijven op zoek zijn naar een ERP oplossing.. Zij dienen een RFI of RFP in. Hoe zouden wij bedrijven beter zoeken ipv de bedrijven ons?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *