ZBC Kennisbank

Selectie ERP-software voor het MKB in de industrie

 

Veel industriële MKB-bedrijven zoals productiebedrijven werken zeer pragmatisch. Ze beperken zich tot hun core business, die ze als geen ander kennen en ze richten zich op hun niche-markt, waar ze een uitgebreid netwerk hebben. Tot dusver glimlachten ze wanneer ze CRM- en ERP-pakketten zagen voorbijkomen. Ze wisten dat ze deze niet wilden hebben. Met een pakketje voor de boekhouding en Excel voor de planning en het beheer kwamen ze tenslotte als MKB altijd een heel eind.

Ook u heeft waarschijnlijk nooit zin gehad in complexe geldverslindende projecten om CRM of ERP te implementeren. En gelijk had u. Want het ging toch goed?

Ondernemen is vooruitzien

Maar tijdens de recessie heeft u hem vast wel eens geknepen. Ineens bleek dat klanten in uw niche-markt ook moesten bezuinigen en ontkwam ook u niet aan het doorvoeren van besparingen. Echt snijden doet pijn. U wilde daarom weten waar nog vet in uw organisatie zat en toekomstscenario’s doorrekenen om te bepalen wat u het beste kon doen. Uw automatisering was hier echter niet op berekend. Van de informatie uit uw boekhoudpakket of uit Excel werd u niet veel wijzer.
Gelukkig heeft u de crisis overleefd. Maar u heeft ondanks alle verhalen over mislukkingen nu toch besloten om maar eens te kijken naar ERP-software. Want toezichthouders vragen tegenwoordig ook om steeds meer informatie en daar u gegevens maar beperkt vastlegt, vraagt dat nogal wat inspanningen van u. U wilt het echter wel op uw manier doen. Ondanks alle mooie verhalen heeft u inmiddels wel begrepen dat SAP voor grote organisaties is. De mix van bedrijfsactiviteiten, die juist zo kenmerkend is voor uw bedrijf, laat zich in SAP moeilijk vangen. En de rijstebrijberg van andere pakketten, waarvan de één nog betere functionaliteiten heeft dan de andere, maakt u ook niet vrolijk. Welk pakket hoort nu echt bij uw bedrijf? (Zie ook ‘ERP selectie en implementatie: eerst van een muis een olifant maken en daarna omgekeerd’.) U heeft helemaal geen zin om in al die technische ICT-termen te duiken. Als u die eenmaal begrijpt, heeft u ze vervolgens de komende 10 jaar niet meer nodig. Want 10 jaar moet zo’n pakket toch eigenlijk wel meegaan.  ERP-adviseurs echter zijn vaak niet te betalen. Bovendien proberen zij u misschien een kant op te duwen die u niet wilt. U wilt gewoon een werkende oplossing. Het is niet nodig, dat iedereen in het bedrijf hiervoor zijn eisen en wensen kenbaar maakt. Daar komt nog bij dat de meeste adviseurs nauwelijks iets weten van uw productieprocessen en procesautomatisering, terwijl daarin net wel uw onderscheidend vermogen zit.

Geen waslijst met eisen en wensen

Als u als MKB-bedrijf op zoek gaat naar een ERP-pakket, dan kunt u het beste beginnen bij wat u al weet. Dat is vaak al meer dan genoeg om tot een verantwoorde keuze te komen. Wat u wilt is immers een meer efficiënt bedrijfsproces, dat ook bestuurbaar is als uw omgeving verandert. Dit moet u dan ook  als het uitgangspunt gebruiken. U krijgt dan waarschijnlijk het volgende plaatje:

U ziet dat ERP-software vrijwel alle bedrijfsprocessen ondersteunt, behalve juist het proces dat uw bedrijf uniek maakt: de productie.
Het komt er dus op neer, dat het verspilde tijd is om op zoek te gaan naar het perfecte ERP-pakket voor uw bedrijf. Dat bestaat niet. Wel zijn er veel pakketten die uw generieke processen prima kunnen ondersteunen. En het is zaak om uit die pakketten het goede type pakket te kiezen. (Zie ‘Selectie ERP-pakket begint bij de keuze voor het goede type ERP-software’.) Daarvoor hoeft u echter geen waslijst met eisen en wensen op te stellen. Het gaat om knock-out criteria en om de integratie met de procesautomatisering

Een ERP-oplossing is meer dan ERP-software

Nu de mystiek van de ERP-pakketselectie is doorgeprikt, kunt u  weer gewoon uw gezond verstand gaan gebruiken en bepalen wat u daadwerkelijk nodig heeft. U bent een industrieel bedrijf. U heeft dus een productiestraat met apparatuur. Deze apparatuur heeft haar eigen procesautomatisering, waarmee metingen verricht kunnen worden en waarmee u de productie kunt aansturen. Dat heeft u dus al. Wat veelal ontbreekt is een realtime verwerking van deze gegevens tot stuurinformatie. Een ERP-systeem dekt dit operationeel niet of nauwelijks af. Waarschijnlijk kunt u met ERP alleen de productkwaliteit monitoren. Process control en optimalisatie van processen worden niet ondersteund en daarom veelal door ervaren operators gedaan. Zij zijn echter dan wel slagers, die hun eigen vlees keuren. Zij maken deel uit van het proces en lijden daardoor aan bedrijfsblindheid. Dat schiet natuurlijk  niet op. Optimalisatie van het productieproces is voor het management dan ook vaak een black box, waarop zij niet kunnen sturen.
Verder heeft u allerlei informatie over ondersteunende processen zoals finance, HRM, marketing enzovoort vastgelegd in documenten en spreadsheets. Die informatie wilt u uiteraard behouden. Vaak zijn echter de toegankelijkheid en het versiebeheer van al deze documenten een probleem. U wilt dus waarschijnlijk ook een document management oplossing (DMS). Maar het is de vraag of u dat in het ERP-systeem moet onderbrengen. U wilt natuurlijk een geïntegreerde oplossing, maar u verliest bij voorkeur niet de bestaande functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Kortom, de gewenste situatie is waarschijnlijk ongeveer zoals in het volgende plaatje weergegeven.

De bestaande productieautomatisering of procesautomatisering levert de gegevens aan het product control systeem (kwaliteit) en het process control systeem. Het product control systeem levert kwaliteitsrapportages ten behoeve van klanten, van toezichthouders en van de interne procesverbetering. Verder levert het informatie over de hoeveelheid uitval bij de productie. Als die uitval teruggebracht kan worden, is dat geen marge maar pure winst.
De process control systemen monitoren de wijze waarop en de omstandigheden waaronder het proces plaatsvindt. Op een dashboard wordt realtime de status getoond van de variabelen die er toe doen (verbruik, temperatuur, vochtigheid, uitval enzovoort). Ook kan realtime gemonitord worden wat de invloed is van gewijzigde omstandigheden op het productieproces, zodat eenvoudig het optimum bepaald kan worden. Het ERP-systeem speelt hierin geen rol.

Wat moet je dan kiezen als ERP software?

Hieronder geven we een aantal  punten weer die zeer van belang zijn bij het kiezen van ERP=software:

  • Integratie betekent niet, dat alles in het ERP-pakket gestopt moet worden. Integratie betekent kiezen voor een generiek platform, waarvoor veel software reeds ontwikkeld is. Voor het MKB is Microsoft nu vaak een goede keuze (is vaak al in gebruik en de kosten zijn acceptabel). Google is goedkoper, maar nog te weinig stabiel voor een bedrijfskritische omgeving. Oracle is vaak te duur.
  • De ERP-software is dan MS Dynamics met als keuzemogelijkheden AX of NAV. Additioneel voordeel is, dat het zowel productie op order als productie op voorraad goed ondersteund, dat het vele aanvullende functionaliteiten heeft (finance, project, HRM enzovoort) en dat het volledig webbased is.
  • Sharepoint wordt gekozen als middleware. Het vormt de user interface, de prikbord functie waardoor allerlei andere MS compatible software ingeplugd kan worden en het regelt verder het document management en de beveiliging hiervan. (Zie ook ‘Informatiebeveiliging en kennisdeling vragen om nieuwe oplossingen’.)
  • Onafhankelijkheid tussen de procesautomatisering en de proces en product control systemen kan gerealiseerd worden via de service bus BizTalk.

Voordeel van deze geïntegreerde architectuur is dat veel van de bestaande informatie en informatievoorziening behouden blijft, waardoor de implementatie veelgoedkoper kan plaatsvinden en op minder weerstand stuit. Het belangrijkste voordeel zit echter in de verbetering van het productieproces en de toekomstvaste en flexibele architectuur, waardoor uw automatisering de komende 10 jaar niet de remmende factor wordt voor verbetering of verandering. Integendeel, u bent reeds klaar voor ontwikkelingen als cloud computing.

DownloadDownload artikel als MS Word document Download artikel als PDF document Print deze pagina Verstuur deze pagina naar een vriend (email)
Auteur(s): Wiebe Zijlstra | 25 december 2012 | Copyright: ZBC


One Response to “Selectie ERP-software voor het MKB in de industrie”

  1. Rens schreef:

    Ik vind het hilarisch dat SAP altijd ‘te groot’ word genoemd. Ik heb zelf de laatste twee jaar een adviserende rol gehad in ERP-systemen. Bij de laatste tien implementaties die ik begeleid heb, is er acht keer voor SAP-software gekozen. Een afgeslankte versie voor het MKB, genaamd SAP Business One. Ja SAP heeft 70% marktaandeel bij de grote jongen, maar de kennis en ervaring die ze daar hebben opgedaan hebben ze goed toegepast in hun MKB versie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *