ZBC Kennisbank

Product owner zijn is een vak

 

Scrum is hot. Elk IT-bedrijf werkt tegenwoordig met Scrum of voert deze methode in. Inspringen op veranderende eisen en nauwe samenwerking met de klant zijn cruciaal. Scrum is de ideale eerste stap om dit op een wendbare (agile) manier te doen. Veel gehoorde voordelen zijn: snelle feedback, kortere time-to-market, lagere kosten en gefocust opleveren van werkende en geteste producten. Wie wil dat niet?

De ICT heeft helaas een lange historie van ‘silver bullets’: methoden die alle problemen als sneeuw voor de zon zouden doen verdwijnen. Maar niet werkelijk. Nu zijn ‘agile’ en ‘Scrum’ een hype. En ook aan Scrum zitten haken en ogen. Een belangrijk knelpunt is de product owner. Een product owner kun je definiëren als iemand die perfecte oplossingen bedenkt voor nog niet ontdekte problemen. Vroeger waren er soms projectmanagers die dit probeerden te doen. Soms met succes, maak vaak ook niet. En nu we eenmaal de rol van product owner hebben gedefinieerd, wordt gedacht dat er mensen genoeg zijn, die deze rol moeiteloos kunnen invullen. De praktijk is helaas weerbarstig. (Zie ook ‘Product owners maken projectmanagers overbodig’.)

De rol van product owner

Vaak wordt verondersteld dat de ideeën en de visie van de product owner er gewoon ‘zijn’ en dat al zijn ideeën bovendien wonderbaarlijk automatisch geordend zijn. Daarnaast gaat men er veelal van uit dat de product owner alle ruimte krijgt om moeilijke keuzes te maken en dat alle belanghebbenden hier altijd instemmend en eensgezind in meegaan. Helaas is de realiteit anders. Doen alsof de product owner een alleskunner is, getuigt niet van realiteitszin. Het managen van belanghebbenden, het inspirerend overdragen van een visie, het helpen bij technische keuzes, er zijn maar weinig product owners die dat allemaal beheersen. Product owner zijn is moeilijk. Het is dan ook niet vreemd dat velen in de valkuilen stappen die bij deze rol horen.
Wat in de praktijk extra lastig blijkt te zijn, is het creëren van een gedeelde visie en die vertalen naar een roadmap en product-backlog-items. Er is geen product owner die hier niet mee worstelt. Immers, je kunt niet in de toekomst kijken. Tegelijkertijd wordt van de product owner wel verwacht, dat hij perfecte oplossingen bedenkt voor nog onontdekte problemen. Scrum stelt dat er een product owner moet zijn en dat hij verantwoordelijk is voor de totstandkoming van een product-backlog, maar geeft niet aan hoe dat moet. Tja, dat mag de product owner zelf uitzoeken. Maar als de richting niet klopt, dan kun je nog zo geweldig Scrum gebruiken, dan ben je nog steeds met het verkeerde bezig. Scrum laat het maken van een visie en product-backlog dus helemaal aan de product owner over, maar gaat er vervolgens wél vanuit dat deze visie en backlog perfect zijn. Als dat geen dode hoek is?

Werkwijze van de product owner

Gelukkig zijn er manieren om dit gat te dichten. Belanghebbenden en teamleden betrekken bij het vormen van een visie en product-backlog staat daarin centraal. Het is van het grootste belang dat teamleden en belanghebbenden betrokken zijn en in workshops gezamenlijk een visie ontwikkelen en omzetten in een product-backlog. Door het gezamenlijk ontwikkelen van een visie in een interactieve en gefocuste workshop, creëer je draagvlak en interactie. Zo benut je alle kennis en ervaring van betrokkenen.
De kern is zo snel mogelijk feedback halen bij echte klanten en echte belanghebbenden. Feedback zorgt er namelijk voor dat de visie steeds beter en sneller vorm begint te krijgen. Vroege feedback geeft mogelijkheid tot bijsturen en leren. De volgende drie vragen moeten altijd worden gesteld:

  • Heeft de opdrachtgever de oplossing nodig? Zo ja, wat is dan zijn probleem?
  • Wil de opdrachtgever voor de oplossing betalen? Zo ja, hoeveel?
  • Wil de opdrachtgever mij als product owner hebben en blijven steunen?

Tot het moment dat er een bewezen ‘ja’ ligt op deze vragen, is het aannemen van de rol van product owner te risicovol. Een toekomst van stress en ondankbaarheid zal volgen.
Maar ook bij een ‘ja’ blijft de vraag waar je al de technieken en vaardigheden leert die nodig zijn? Waar zit de beroepsopleiding tot product owner? Of wordt van een product owner gevraagd, dat hij naast alleskunner ook nog autodidact is?
Het belang van product ownership als vizier op de agile-organisaties van de toekomst, zal de komende jaren steeds meer toenemen. Het hebben van een scherp en zuiver vizier vraagt om investeringen in de vaardigheden van product owners. Een opleidingstraject waarin kennis en vaardigheden worden geleerd om met belanghebbenden aan de business kant tot een gedeelde visie te komen, is cruciaal. ‘Knowing the business’ is voor product owners zeer noodzakelijk.

Valkuilen voor de product owner

Misschien is wel de meest eessentiële vaardigheid van de product owner, dat hij weet wat zijn valkuilen zijn en hoe hij die in de praktijk kan vermijden. We zullen de belangrijkste op een rijtje zetten.

Alles zelf willen doen

De meest effectieve product owner bereikt zijn doelen samen met zijn teams en belanghebbenden. Dat betekent: faciliteren en niet te veel alleen doen. De product owner is geen business analist in een nieuwe verpakking, die zeer gedetailleerde hapjes werk aan de teams voert. Dus moet men eraan denken om belanghebbenden en teams bij elkaar te zetten, workshops te faciliteren en gezamenlijk te komen tot consensus over de koers die wordt ingezet. De product owner verwoordt het probleem,  de doelstellingen en de context waarin het projectresultaat gebruikt wordt. Verder maakt hij keuzes en stelt prioriteiten. Het team verzint echter de oplossingen en werkt deze nader uit om tot een geschatte effort te komen.

Geen product-backlog hebben

Een veel terugkerend probleem is dat maar heel weinig product owners daadwerkelijk visie hebben en een backlog voor het totale projectplan. Meestal is die backlog niet verder dan twee sprints vooruit ingevuld. De product owner is dan niet in control. Hij kan geen inschattingen doen, niet vooruitkijken op een iets langere termijn en heeft geen zicht op zaken die afvallen bij voortschrijdend inzicht. Dat betekent dat hij stuurt in het donker. Maak daarom als product owner de visie en product-backlog transparant. Heb je een muur vrij in de projectruimte? Gebruik deze om alle platen en briefjes op te hangen en bespreek de visie herhaaldelijk met de teams en belanghebbenden in dezelfde ruimte.

De product owner-rol erbij doen

De rol van product owner is meestal een fulltime job. Van projectmanagers vonden we dat normaal. Zou dat dan niet normaal zijn voor de product owner, als zijn rol eigenlijk meer omvat dan die van de projectmanager? Maak als product owner niet de fout te denken dat dit maximaal een uurtje per dag werk is. Backlog Refinement en het organiseren van workshops is serieus werk en niet iets om erbij te doen. Leid de refinement met belanghebbenden en de teams, en ga naar de Scrum-events. Vooral de Sprint Review is voor de product owner cruciaal.

Waarde van het resultaat vergeten

Veel product owners verdrinken in het proces en vergeten dan verantwoordelijkheid te nemen voor de waarde die hun product uiteindelijk levert aan de organisatie. Het risico is: operatie geslaagd, patiënt overleden. De missie van de product owner is ervoor te zorgen dat het eindresultaat beantwoordt aan de doelstellingen en dat dit resultaat bruikbaar is voor de doelorganisatie.

Mandaat veronderstellen

De impact van de product owner staat of valt met de ruimte om daadwerkelijk beslissingen te nemen. Dit is randvoorwaardelijk aan de rol. Mandaat is geen vanzelfsprekendheid en dat zal de product owner zelf moeten afdwingen. Hij zal vooral geloofwaardig moeten zijn. Draagvlak creëren is niet moeilijk, wanneer je komt met oplossingen die werken voor de betrokkenen.

Op alles ‘ja’ zeggen

Een product owner moet belanghebbenden uitdagen: alles wat ze vragen op de product-backlog gooien, is niet goed. De vraag die gesteld moet worden is: ‘Welke eisen en wensen kunnen vervallen als ik deze nieuwe eis honoreer?’ Het maximaliseren van het werk dat de teams niet gaan doen, dat is de uitdaging van elke product owner. ‘Ja’ zeggen is makkelijk, maar daarmee bombardeer je jezelf alleen tot probleemeigenaar. Want het probleem over de schutting te gooien naar het team is geen optie. Het team zal zich dan gaan verdedigen en daarmee ondermijn je de essentie van Agile.

Groeien product owners aan de boom?

Agile is een uitstekende denkwijze als het gaat om het uitvoeren van projecten, die veel breder toepasbaar is dan alleen voor het ontwikkelen van software. In het artikel ‘Agile, Scrum en de methode doet het nog steeds niet’ werken we dit verder uit, maar waarschuwen we ook voor gevaren. Blind varen op bijvoorbeeld Scrum als een soort van routeplanner, leidt vaak tot mislukkingen. Het is de product owner die continu moet blijven letten op de werkelijkheid buiten het project. Want daar moet het resultaat gebruikt kunnen worden. En die werkelijkheid verandert continu.

En juist daarin ligt het verschil met de traditionele projectmanager. (Zie ook ‘Product owners maken projectmanagers overbodig’.) Die moest natuurlijk wel zorgen voor een tevreden opdrachtgever, maar het projectresultaat stond vooraf vast. En als de werkelijkheid betekende, dat het projectresultaat minder bruikbaar was voor de opdrachtgever, dan was dat niet het probleem van de projectmanager. Wil een projectmanager kunnen optreden als product owner, dan zal hij zijn focus moeten verleggen en leren welke zaken in zijn rol als product owner ook van belang zijn. Hij moet zeg maar doorgroeien naar de rol van projectmanager 2.0, zoals we dat beschrijven in ‘Projectmanager 2.0 in de praktijk – gratis E-book’. We beschrijven hier als centrale casus, dat de opdrachtgever een geweldige vakantie in Italië wil hebben. Voor projectmanager 2.0 en voor de product owner is het dan niet voldoende, de opdrachtgever naar zijn bestemming te brengen, waarbij hij het verder zelf uit mag zoeken. De product owner zorgt in overleg met de betrokkenen dat voor het hele gezelschap de randvoorwaarden worden ingevuld, dat iedereen inderdaad de vakantie als geweldig ervaart.
Dat is ook de strekking van de ‘Training projectmanagement in de praktijk’ bestemd voor projectmanagers 2.0 en voor product owners met onder anere onderwerpen als ‘knowing the business’, de vaardigheid om gelijk te krijgen en het omgaan met eigenbelang. Product owner zijn is een vak dat je moet leren. Product owners groeien nu eenmaal niet vanzelf aan de boom.

Bron: Rini van Solingen, Dave Woertman, ‘De dode hoek van Scrum’. In: Automatisering Gids. 21 oktober 2014.
DownloadDownload artikel als MS Word document Download artikel als PDF document Print deze pagina Verstuur deze pagina naar een vriend (email)
Auteur(s): Wiebe Zijlstra | 27 januari 2015


2 Responses to “Product owner zijn is een vak”

  1. Bart Mastenbroek schreef:

    Bij een training die ik recent bijwoonde https://www.zilverline.com/training/certified-scrum-product-owner werd eigenlijk gesteld dat een Product Owner een full-time job is. Zoals je terecht opmerkt, kan het team geactiveerd worden om zelf mee te helpen het werk duidelijk te krijgen. In veel situaties is het al een enorme klus om alle belanghebbenden mee te nemen in de visie.

    • Wiebe Zijlstra schreef:

      Hallo Bart,
      Normaal staat de product owner midden in de business en is daarnaast ook product owner. Als hij hier full time mee bezig kan zijn dan ben je een ontwikkelaar van SaaS-oplossingen ofwel heb je de verkeerde product owner. Blijkbaar heeft de cursus een wat eenzijdige benadering. Ook het idee van certified product owner staat me tegen. De rol van product owner wordt dan gedegradeert tot een soort van gebruikersprojectleider en dat is nou net niet de man/vrouw, die je moet hebben voor deze rol.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *